• Sage One Payroll

    Sage One Payroll

mapa pl min

 

Kadry i Płace a działalność przedsiębiorstwa

W dzisiejszych czasach nikt sobie nie wyobraża pracy biurowej bez komputera. Komputery są istotnymi narzędziami pracy. Dzięki komputerom, a w szczególności programom komputerowym dostosowanym do danej dziedziny (np. edytory tekstów, programy graficzne do tworzenia reklam, plakatów) pracownicy mają ułatwioną pracę. Programy komputerowe są dużym ułatwieniem i przyśpieszeniem pracy przede wszystkim w administracji. I tak na przykład w procesie zarządzania zasobami ludzkimi dużym udogodnieniem są tak zwane programy kadrowo-płacowe...

W celu sprawnej i kompleksowej obsługi działu kadrowo-płacowego w przedsiębiorstwach wykorzystywane są odpowiednie programy komputerowe. Obsługa kadrowo-płacowa bez użycia programu w dzisiejszych czasach jest wręcz nie możliwa, gdyż wiele czynności, na przykład przesyłanie deklaracji rozliczeniowych do ZUS (np. RCA, RSA, RZA, DRA) odbywa się drogą elektroniczną. Również dokonywanie niektórych obliczeń (np. wynagrodzenia, zasiłku chorobowego) dla dużej ilości pracowników byłoby bardzo pracochłonne. W zależności od potrzeb, jak i wielkości firmy oraz ilości pracowników firma może skorzystać z bardziej rozbudowanych wersji programu albo zlecić obsługę kadrowo-płacową firmie zewnętrznej. Niektóre czynności w programie odbywają się automatycznie, aby usprawnić pracę nie tylko w dziale kadr, ale również w księgowości (import księgowań, przelewów).

Program kadrowo-płacowy pomaga przy zarządzaniu płacami i danymi pracowników. Automatyczne obliczanie płac, ewidencja czasu pracy umożliwia szybsze i sprawniejsze prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej. Program kadrowo płacowy jest zgodny z obowiązującym prawem pracy.

Kalendarz dla wszystkich.

Niektóre czynności można wykonywać globalnie dla całej firmy w kalendarzu firmy, są one automatycznie uwzględnione u każdego z pracowników. Edytując ten kalendarz, na przykład wprowadzając 6 stycznia, jako dzień wolny (święto), zostanie ono uwzględnione w kalendarzu wszystkich pracowników, nie musimy już u każdego pracownika z osobna wprowadzać świąt. Również tworząc dany element kadrowy, albo jakieś obciążenie do wynagrodzenie (składka PZU) tworzymy ją globalnie raz i możemy wykorzystać dla wszystkich lub tylko dla wybranych pracowników.

Kalendarz pracownika pozwala na wygodną prezentację informacji o pracowniku w poszczególnych dniach. Do takich informacji należy na przykład choroba, urlop, nadgodziny, umowa, aneks do umowy i inne.

Zatrudnianie pracowników

Wprowadzając nowego pracownika do systemu tylko raz podajemy jego dane i są one potem automatycznie dodawane we wszystkie pisma, deklaracje, umowy itd. Zatrudniając danego pracownika możemy nie tylko wybrać rodzaj umowy (cywilnoprawna czy o pracę), czy na jaki okres będzie zawarta, ale również rodzaj wynagrodzenia, czy będzie to wynagrodzenie zasadnicze czy stawka godzinowa. Podczas zatrudniania pracownika program automatycznie (w nowo otwartym oknie) będzie wymagał od nas wpisania daty zakończenia umowy oraz stawki. Po wprowadzeniu danych i zapisaniu program wygeneruje nam kwestionariusz osobowy pracownika z uzupełnionymi danymi, jeżeli wpisaliśmy w program wszystkie niezbędne informacje. Kwestionariusz ten po podpisaniu przez pracownika możemy wpiąć do akt osobowych. Usprawnia to pracę działu kadrowo-płacowego, gdyż pracownik nie musi go wypełniać ręcznie (uzupełniamy go z danych, które pracownik nam przygotuje ręcznie czyli wypełni kwestionariusz osobowy dla potrzeb rekrutacji).

Edycja elementu kadrowego

Po wprowadzeniu zdarzenia, jakim jest przyjęcie do pracy na kalendarzu pracownika pojawiają się nam informacje o różnych zdarzeniach jakie musimy zrealizować przyjmując pracownika, czyli Umowa o pracę, Szkolenie BHP, oraz Uaktywnienie bilansów okresowych. Dodatkowo jeżeli będziemy zawierać z pracownikiem umowę na czas określony pojawia się nam informacją przypominająca nam kiedy kończy sie umowa danego pracownika.

Kalendarz

Następnie realizując zdarzenie Umowa o pracę (na kalendarzu), program będzie wymagał wpisania wszystkich niezbędnych danych takich jak adres zamieszkania, Urząd Skarbowy, okresy zatrudnienia u innych pracodawców, wykształcenie, przez co nie trzeba wpisywać dodatkowych danych dotyczących ilości dni urlopu nam przysługujących, gdyż na podstawie lat przepracowanych oraz ukończonych szkół program automatycznie dobierze odpowiednią ilość dni urlopu. W kolejnych oknach (otwierają się automatycznie poprzez zapisywanie wprowadzanych danych) wprowadzamy informacje o zgłoszeniu do ZUS oraz o oddziale NFZ. Na podstawie tego jaki rodzaj umowy wybraliśmy program automatycznie wybierze nam kod ubezpieczenia z jakim należy zgłosić pracownika oraz jakie składki powinny być odprowadzane, wystarczy sprawdzić poprawność danych i zapisać.

Wprowadzanie zestawu kadrowego - kalendarz

Program również automatycznie dobiera bez względu na to czy będziemy zmieniać kalendarz pracy pracownika, czy nie, 8 godziny dzień pracy oraz 40 godzinny tydzień pracy. Po wpisaniu wszystkich danych i zatwierdzeniu możemy od razu wygenerować umowę dla pracownika, którą po podpisaniu można wpiąć do akt (część B akt osobowych), nie trzeba nic wypełniać ręcznie. Realizując następne zdarzenie, czyli Wstępne szkolenie BHP możemy automatycznie wygenerować Kartę wstępnego szkolenia BHP. Realizując zdarzenie Uaktywnienie bilansów okresowych możemy wpisać ile dany pracownik ma urlopu zaległego oraz ile dni urlopu na żądanie wykorzystał w poprzedniej pracy w danym roku. Możemy również dokonać korekty dni okresu chorobowego, wpisując przez ile dni dany pracownik otrzymywał wynagrodzenie chorobowe, a przez ile zasiłek chorobowy. Informacje te są niezbędne, ponieważ podczas choroby naszego pracownika program automatycznie bazując na wpisanych przez nas informacjach wybiera oraz oblicza czy dany pracownik ma mieć chorobowe płacone przez zakład pracy, czy przez ZUS oraz jaka jest podstawa do chorobowego danego pracownika.

Wynagrodzenie

Jedną z większych zalet stosowania programów kadrowo płacowych w firmach jest możliwość automatycznego obliczania wynagrodzenia dla dużej liczby pracowników. Podczas pracy mamy cały czas podgląd w wynagrodzenie danego pracownika oraz sposobu jego obliczania.

Podglad wynagrodzenia

Na koniec każdego miesiąca możemy generować listę płac dla wszystkich pracowników zarówno zatrudnionych na umowę o pracę, umowę cywilnoprawną jak i na zasiłkach macierzyńskich. Podczas generowania listy płac pobierane są dane z kartotek pracowników zawierające wszelkie zdefiniowane składniki takie jak wynagrodzenie zasadnicze, dodatki, premie, dodatkowe obciążenia. Wynagrodzenie może być obliczane na podstawie stawki godzinowej lub pensji stałej. Dodatkowo program na podstawie wprowadzonych przez nas danych oblicza wynagrodzenie za czas choroby czy urlopu wypoczynkowego. W każdym momencie po naliczeniu listy płac za dany miesiąc możemy ją wydrukować.

Pracownik może wybrać czy wynagrodzenie będzie przelewane na jego osobiste konto czy wypłacane gotówkowo w kasie. W programie kadrowo-płacowym możemy tworzyć uniwersalne schematy przelewów, na różne konta pracowników w dowolnie określonej proporcji. Przy poprawnym skonfigurowaniu schematów przelewów umożliwiają bezobsługową pracę.

ZUS i PIT

Atutem programów kadrowo-płacowych jest to, że nie musimy wypisywać ręcznie na koniec roku PIT jeden dla wszystkich pracowników tylko możemy je wygenerować z programu. Program ten umożliwia również na wydruki gotowych formularzy koniecznych do Urzędu Skarbowego, na przykład takich jak PIT-2, PIT-4R, PIT-11, PIT-40. Dodatkowo możemy drukować różne zestawienia potrzebne nam do analizy. Programy kadrowo-płacowe są stworzone do współpracy z programem Płatnik za pomocą którego przesyłane są dane do deklaracji m.in. ZUA, ZZA, ZCNA, ZWUA, RSA, RCA, RZA i DRA. Podczas zatrudniania pracownika możemy wygenerować i wyeksportować deklarację ZUS ZUA lub ZUS ZZA, poczym wczytując ją w programie Płatnik wystarczy sprawdzić poprawność danych i przesłać zgłoszenie do ZUS-u. Na koniec miesiąca generujemy deklaracje ZUS RCA, ZUS DRA oraz inne które musimy przesłać w danym miesiącu do ZUS-u, które od razu możemy wyeksportować do programu Płatnik i przesłać do ZUS-u. Stanowi to dużą oszczędność czasu gdyby należało wypełniać ręcznie wszystkie deklaracje przy dużej liczbie pracowników.

Import księgowań

Jeżeli przedsiębiorstwo posiada program kadrowo-płacowy oraz księgowo-finansowy z tej samej firmy to może dokonać automatycznych księgować. W programie kadrowo-płacowym możemy ustalić schemat księgowania dla listy płac jako kosztu dla przedsiębiorstwa, obciążeń wynagrodzeń, które będą stanowić zobowiązania wobec ZUS czy Urzędu Skarbowego. Schematy te mogą być eksportowane z programu kadrowo-płacowego, a następnie importowane do programu finansowo-księgowego. Dzięki czemu mogą być automatycznie zaksięgowane, przez co oszczędza się dużo żmudnej pracy w dziale księgowości.

Wady i zalety

Główną zaletą jest ułatwienie pracy pracownika, ponieważ nie musi samodzielnie wykonywać monotonnych czynności takich jak powielanie tych samych danych do różnych dokumentów, ma stały dostęp do danych dla każdego pracownika oddzielnie, oraz dla wszystkich pracowników razem – w zależności od potrzeb. Komputeryzacja, automatyzacja pozwala zaoszczędzić czas, a co za tym idzie i pieniądze pracodawcy. Dzięki zaoszczędzeniu czasu nasz pracownik ma więcej czasu na wykonywanie istotnych dla funkcjonowania firmy działań, ma pełny wgląd w dane o pracownikach, wie, kiedy i ilu pracowników będzie na urlopach, kto i do kiedy jest na zwolnieniu lekarskim. Nie musi pamiętać, kiedy komu kończy się umowa, jakie wydane zostały i komu ubrania ochronne, czy wszyscy pracownicy mają aktualne badania lekarskie, wykonane odpowiednie szkolenia. Program o tym wszystkim przypomina i informuje, a z tym niestety wiąże się jedna z największych wad automatyzacji, trzeba uważać, aby nie stracić kontroli nad firmą jeden błąd może skutkować błędami w całym programie, w rozliczeniu każdego pracownika nawet przez wiele miesięcy. Tak, więc mimo wielu zalet pracownik kadr musi kontrolować i sprawdzać prawidłowe działanie systemu komputerowego.

Podsumowanie

Programy kadrowo-płacowe usprawniają pracę w przedsiębiorstwie poprzez prostą i efektywną obsługę kadrowo-płacową danego przedsiębiorstwa. Automatyzacja skomplikowanych procesów takich jak rozliczanie zasiłków chorobowych oraz urlopów, skróciło i usprawniło pracę w dziale kadr. Ma to duży wpływ na zwiększenie efektywności tychdziałów. Dużym udogodnieniem przy obsługiwaniu procesów kadrowo-płacowych za pomocą programów, jest również ich elektroniczny kontakt z urzędami takimi jak Urząd Skarbowy, czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Współpraca ta zaoszczędziła czas, który pracownicy przeznaczali na dostarczanie dokumentów do danego urzędu.

Program kadrowo-płacowy usprawnił pracę w obrębie przedsiębiorstwa. Pracownicy mają łatwiejszy dostęp do informacji kadrowo-płacowych, ale również kadra zarządzająca ma szybki dostęp do kluczowych dla niej informacji. Program kadrowo-płacowy ułatwia również ochronę danych, gdyż dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby, a programy są zabezpieczone hasłami. Wszystkie dane są przechowywane również w wersji papierowej, w przypadku złamania hasła w systemie przez osoby postronne lub utraty danych z systemu.

Praca w dziele kadrowo-płacowym za pomocą programu daje możliwość zgromadzenia wszystkich danych kadrowych pracowników, którzy są zatrudnieni w firmie, wyliczania pensji comiesięcznej oraz zaplanowania wydatków wiążących się z zatrudnieniem pracowników. W łatwy sposób pozwala pracodawcy oraz pracownikowi działu kadr zarządzać osobami zatrudnionymi (urlopy). Pozwala na oszczędzenie czasu przy wypełnianiu deklaracji do ZUS czy Urzędu Skarbowego. Jednakże wszystkie deklaracje, listy płac, raporty, muszą być sprawdzane i kontrolowane przez pracownika kadr, gdyż błędne wpisanie jednej informacji, może spowodować na przykład błędne wyliczenie wynagrodzenia, a tym samym wszystkich deklaracji.

Autorzy: Bylińska Joanna, Bylińska Elżbieta, Komraus Izabela, Krywult Marzena

 

Zaufali nam

Kontakt

43-300 Bielsko-Biała
ul. Sempołowskiej 19
tel: 33 814 90 42
fax: 33 819 47 58