Krajowy System e-Faktur (KSeF) – Przewodnik po Wdrożeniu i Korzyściach

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma umożliwiająca przedsiębiorcom wystawianie, przesyłanie oraz archiwizowanie faktur w formie elektronicznej, a także ich automatyczną weryfikację przez administrację skarbową. Wdrażanie KSeF w Polsce ma na celu uproszczenie procesów księgowych, zwiększenie transparentności obiegu faktur oraz usprawnienie kontrolowania rozliczeń podatkowych.

Kiedy KSeF Stanie się Obowiązkowy?

Zgodnie z najnowszymi założeniami, obowiązkowe korzystanie z KSeF w Polsce zostanie wprowadzone etapami:

• Etap I: Od 1 lutego 2026 r. – obowiązkowe dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.

• Etap II: Od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.

Te daty mogą zostać dostosowane, aby przedsiębiorcy mieli więcej czasu na przygotowanie się do pełnej implementacji systemu​.

Kluczowe Korzyści Związane z KSeF

1. Uproszczenie Procesu Fakturacji
   Dzięki KSeF przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury bez konieczności ręcznego wprowadzania danych do systemu skarbowego. System automatycznie przesyła faktury do urzędów skarbowych, co zmniejsza ryzyko błędów i oszustw podatkowych.

2. Zwiększenie Efektywności Administracji Skarbowej
   Krajowy System e-Faktur umożliwia natychmiastową weryfikację faktur przez administrację, co przyspiesza procesy kontrolne i eliminuje czasochłonne audyty.

3. Bezpieczeństwo i Transparentność
   Przesyłanie faktur przez KSeF zapewnia większą ochronę danych, dzięki czemu system gwarantuje, że faktury są autentyczne i zgodne z przepisami prawa.

Jakie Zmiany Wprowadza KSeF?

• Fakturowanie Offline – Nowością w KSeF jest możliwość wystawiania faktur w trybie offline, co pozwala na wystawienie faktury nawet w przypadku problemów z dostępem do internetu. Faktury te zostaną automatycznie przesłane do systemu następnego dnia roboczego​.

• Możliwość Dodawania Załączników – KSeF umożliwi dołączanie załączników do faktur, co będzie szczególnie ważne dla przedsiębiorców zajmujących się handlem mediami i usługami telekomunikacyjnymi. Dzięki temu można będzie do faktury dołączyć szczegółowe dane, takie jak ceny jednostkowe czy ilości​.

Jak Przygotować Się na KSeF?

Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie rozpoczęli korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, powinni zacząć przygotowania już teraz. Oto kilka kluczowych kroków:

1. Zaktualizowanie oprogramowania księgowego – Należy upewnić się, że wykorzystywane oprogramowanie do wystawiania faktur obsługuje KSeF. Większość dostawców oprogramowania oferuje już aktualizacje kompatybilne z systemem.

2. Uzyskanie certyfikatu wystawcy faktur – Od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli uzyskać certyfikaty produkcyjne, które umożliwią wystawianie faktur w systemie KSeF, również w trybie offline​

3. Testowanie systemu – Krajowa Administracja Skarbowa udostępniła wersję testową API KSeF 2.0, która pozwala na sprawdzenie integracji systemu z oprogramowaniem firmy. Testy będą dostępne od września 2025 r.​

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur jest krokiem ku uproszczeniu obiegu faktur w Polsce i ma na celu poprawę efektywności zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej. Dzięki wprowadzeniu KSeF procesy związane z wystawianiem faktur staną się prostsze, szybsze i bezpieczniejsze. Przedsiębiorcy powinni zacząć przygotowania już teraz, aby móc skorzystać z wszystkich korzyści płynących z tego systemu.