Cześć!
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK
Analiza Potrzeb
Koncepcja rozwiązania, oferta
Wykonanie, wdrożenie oprogramowania oraz szkolenia
Umowa serwisowa, bieżące wsparcie
W ramach projektu wdrożeniowego zapewniamy:
Przystępując do wdrożenia, nasi specjaliści dokonują analizy potrzeb jednostki. W zależności od branży, specyfiki, indywidualnych potrzeb klienta, przygotowywany jest raport w oparciu o dane finansowo-księgowe, kadrowe, magazynowe, obiegu dokumentów oraz programu fakturującego – prezentujące możliwości systemu. Analizując poszczególne dane przedstawiamy propozycję rozbudowy systemu, tak aby usprawnić procesy w przedsiębiorstwie. Każdy z tych modułów jest przygotowywany indywidualnie pod klienta w oparciu o dokonaną analizę. W modułach tych budowane są schematy księgowe, które w każdym momencie mogą zostać przesłane do systemu finansowo-księgowego. Podczas przeprowadzenia analizy, rozeznaniu podlegają również zewnętrzne systemy, z których zaczytywane są dane.
Należy pamiętać, że dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa – prowadzi do sukcesu. Prawidłowo wykorzystany system, prowadzi do satysfakcji klienta. Odpowiednio zorganizowany proces obiegu dokumentów w firmie zapewnia poprawność ewidencji operacji gospodarczych. Zmiana systemu to doskonały czas na usprawnienie procesów w firmie, a także zaimplementowanie nowych rozwiązań, które mogą okazać się kluczem do sukcesu. Wierzymy i dokonujemy wszelkich starań, aby program był dla klienta narzędziem ułatwiającym, optymalizującym – poszczególne procesy w wykonywaniu codziennych obowiązków.
Podczas wdrożenia, system dopasowujemy do firmy, a nie firmę do systemu.
Po przeprowadzonej analizie przedwdrożeniowej, w momencie kiedy posiadamy informację, na temat biznesu klienta przystępujemy do refleksji nad przebiegiem procesów biznesowych, a także nad konfiguracją systemu, tak aby odpowiadał klientowi. Ustalany jest plan kont, wraz z potrzebnymi informacjami. Ustalamy czy ma przynosić tylko informację dotyczące raportowania, informację dla zarządu czy też dokładniejsze analizy poszczególnych procesów dzięki tzw. wymiarom. Dzięki temu rozwiązaniu klient ma możliwość weryfikacji informacji dwuwarstwowo.
Dotychczasowe procesy występujące w firmie przekładamy na nasz system ERP Symfonia i usprawniamy te procesy w oparciu o nasze narzędzia, tak aby można było wyciągnąć jak najwięcej informacji. Jednym z przykładów takiej zmiany jest modyfikacja planu kont. Rozszerzenie planu kont o dodatkowy zespół „5” rozliczania kosztów, przez co możemy sporządzić RZiS zarówno dla celów raportowania – wariant porównawczy, jak i dla celów zarządczych – wariant kalkulacyjny.
W następnym etapie przedstawiamy klientowi harmonogram prac wdrożeniowych, ustalamy szczegóły dotyczące przeprowadzenia prac. Doprecyzowujemy informację dotyczące rozwiązań indywidualnych, czyli dodatkowych raportów generowanych bezpośrednio z systemu.
Aby zapewnić zgodność danych od początku danego roku obrotowego proponujemy odpowiedni moment przejścia na nowy system, tak aby wszelkie deklaracje CIT czy PIT wyszły z naszego systemu bez dodatkowej edycji.
Na tym etapie dostarczamy klientowi harmonogram prac.
System ERP instalowany jest na serwerze użytkownika przez co każdy użytkownik może logować się terminalowo na dane stanowisko. W sytuacji kiedy klient pracuje lokalnie, instalacja odbywa się również na poszczególnych stacjach roboczych. Istnieje możliwość z korzystania usług chmurowych (czytaj więcej).
Migracja danych. Po zainstalowaniu oprogramowania, dokonujemy przeniesienia danych z poprzedniego systemu uwzględniając proponowane zmiany.
Dane jakie podlegają pod migrację to:
Oferujemy szkolenia stanowiskowe pracowników na poszczególnych stanowiskach. Jest to czas w którym pokażemy w jaki sposób:
Dodatkowo udostępniamy bazę danych demo, dzięki czemu użytkownik może samodzielnie doskonalić obsługę programu.
Wdrożenie to nie tylko produkt ale również pracownicy, zmiana ich mentalności, wprowadzenie nowych rozwiązań. Pracownicy muszą nauczyć się prawidłowo korzystać z systemu, dlatego zakres prac będzie polegał na wspólnej pracy z klientem nad wstępnym przygotowaniem systemu do pracy (w tym przygotowanie baz danych). Po stronie klienta leży udostępnienie pracowników oraz wydanie im dyspozycji co do prac wynikających z harmonogramu szczegółowego wdrożenia.
Po konfiguracji systemu ERP razem z klientem przechodzimy do przenoszenia, weryfikacji oraz uzgadniania danych.
W module finansowo-księgowym:
W module środków trwałych:
W module handlowym:
W module kadrowo-płacowym:
Dodatkowo tworzymy loginy dla użytkowników i nadajemy im uprawnienia w zależności od wykonywanej pracy.
Podczas wdrożenia pracujemy razem z wyznaczonymi pracownikami przez co zyskują praktyczną znajomość programu, poznając zagwozdki systemu. Proces wdrożenia realizowany jest z naszej strony hybrydowo – u klienta, w postaci regularnych wizyt oraz zdalnie. W każdej sytuacji, w której użytkownik ma jakiś problem, wątpliwości bądź też tematy wymagają naszej asysty, łączymy się zdalnie z użytkownikiem i pokazujemy w jaki sposób rozwiązać daną sprawę.
Dodatkowo w momencie wystąpienia zdarzenia po raz pierwszy zapewniamy natychmiastowy support.
Kluczowym etapem jest uruchomienie produkcyjne systemu – Go-live. Jest to ważny dzień dla zespołów wdrożeniowych – zarówno klienta jak również ZoriusPro. Pracujemy wtedy osobiście z użytkownikami, wspieramy ich na bieżąco w pracy na nowym systemie. Weryfikujemy pokrycie funkcjonalności oraz realizowane procesy. Ponadto zapewniamy kilku tygodniową asystę powdrożeniową mającą na celu zapewnienie komfortu pracy klienta. Jest to czas kiedy klient swobodnie posługuje się programem, jednak w wątpliwych momentach kontaktuje się z nami w celu rozwiązania danej sytuacji.
Po zakończonym wdrożeniu klient ma możliwość podpisania z nami umowy serwisowej, co oznacza, że w dowolnym momencie może się z nami skontaktować w celu rozwikłania problemu.
Proste i intuicyjne materiały w których tłumaczymy jak lepiej i szybciej pracować z oprogramowaniem Symfonia.
Regularnie organizujemy webinary dla naszych klientów, na których przedstawiamy nowe rozwiązania, zmiany w programach i szkolimy
z zakresu zmian prawnych.
Wywiady, nagrania z konferencji i warsztatów realizowanych w całej Polsce.
ZoriusPro pomaga w cyfryzacji procesów
ZoriusPro wspiera przedsiębiorstwa i biura rachunkowe od prawie 30 lat w obsłudze biznesu. Główną siłą napędową naszego przedsiębiorstwa są potrzeby naszych klientów, naszą pasją nowoczesne technologie, a misją jest cyfryzacja przedsiębiorstw i wdrażanie rozwiązań. ZoriusPro wyróżnia ciągły rozwój, zarówno firmy, jak i pracowników oraz rzetelne podejście do podejmowanych działań.
Dzielimy się wiedzą
Cyklicznie organizujemy konferencje i szkolenia, podczas których dzielimy się wiedzą o zmianach prawnych i funkcjonalnych w systemach oraz o rozwiązaniach, które wspierają biznes.
ZoriusPro cyfryzuje biznes
Specjalizujemy się w cyfryzacji przedsiębiorstw opierając się na oprogramowaniu dla firm – Symfonia, kompetentnie wskazując korzyści, płynące z wdrażania nowych technologii. Zadaniami zespołu jest dostarczanie i integracja informatycznych systemów zarządzania w celu usprawnienia w zakresie procedur i procesów zachodzących w każdym biznesie.
Głównym aspektem działalności jest projektowanie, dopasowywanie i wdrażanie rozwiązań przyspieszających obieg dokumentów. Wspieramy naszych kontrahentów poprzez uruchomienie odpowiednich programów cyfrowych powodując, że wiele procesów odbywa się automatycznie, co redukuje konieczność absorbowania kadry kierowniczej, czy samego właściciela. Taka metoda między innymi pozwala skupić się na kwestiach, które faktycznie wymagają osobistego zaangażowania.
Integrujemy systemy
Obecnie programy do zarządzania firmą zapewniają obsługę niemal wszystkich standardowych procesów. Nierzadko przedsiębiorstwa oczekują indywidualnego podejścia do procesów, dla nich piszemy rozwiązania, które wpisują się w potrzeby. Przykładem są wytwarzane aplikacje – np. aplikacja kliencka do obsługi listów przewozowych firm kurierskich, aplikacja do wymiany danych pomiędzy platformami sprzedażowymi EDI, integracja z Risk Radar. Stosujemy wymianę danych poprzez pliki, API, czy szyny danych.
Dostosowujemy raporty i analizy danych na potrzeby kadry zarządzającej przy wykorzystaniu narzędzi Business Intelligence. Naszym klientom oferujemy również usługi programistyczne w zakresie wymiany danych z programami branżowymi np. z systemami zarządzania produkcją MES. Niezawodna integracja systemów IT zwiększa wydajność i efektywność w przedsiębiorstwach zapewniając komunikację pomiędzy systemami wdrożonymi w organizacji, bezpieczną wymianę danych z partnerami biznesowymi i różnymi systemami branżowymi. Pozwala na automatyczny import danych sprzedażowych, automatyzację księgowań dokumentów i wiele innych. Handel hurtowy, mobilny, usługi, branża budowlana, produkcyjna i inne Obszar obsługiwanych przez nas przedsiębiorstw jest wszechstronny, wspieramy zarówno duże międzynarodowe korporacje, porty lotnicze oraz małe i średnie przedsiębiorstwa, czy biura rachunkowe.
Rozumiemy potrzeby i wiemy jak…
Cechą wspólną wszystkich rozwiązań zrealizowanych w grupie spółek branży budowlanej, w której mamy do czynienia ze spółkami celowymi, jest szeroko pojęta automatyzacja i cyfryzacja procesów biznesowych. Uniknięcie zbędnej pracy manualnej, ograniczenie kosztów związanych z zatrudnieniem oraz otrzymanie wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej. Dla branży produkcyjnej oferujemy skuteczne, niskobudżetowe oprogramowanie, które można w łatwy sposób dostosowywać do specyfiki przedsiębiorstwa, nawet będącego w trakcie rozwoju. Ponadto wykonujemy integracje z parkiem maszynowym co umożliwia kierownictwu dynamiczną weryfikację stanu produkcji i zarządzanie zmianą. Takie podejście pozwala na zwiększenie wydajności i efektywności. Handel Hurtowy wspieramy poprzez dostarczanie mobilnych narzędzi do obsługi klienta, kolektorów danych, obsługi WMS i gospodarki magazynowej oraz obsługi sprzedaży przez kody kreskowe. Ponadto oferujemy rozwiązania automatyzujące wysyłkę. Firmy usługowe wspieramy narzędziami dzięki, którym możliwe jest monitorowanie oraz analiza projektów. Ponadto w naszej ofercie znajdują się rozwiązania wspomagające operacje w procesach kooperacyjnych. Nasza działalność składa się z eksperckiego, solidnego, zaangażowanego zespołu, szczycącego się z rozległej wiedzy merytorycznej i technicznej. ZoriusPro od wielu lat jest w elitarnym gronie partnerów Symfonia o najwyższych kompetencjach sprzedażowych i wdrożeniowych. Oferowane przez nas produkty wspierają przedsiębiorców i ich podmioty w realizowaniu procesów biznesowych (w obszarach: finansowo-księgowym, kadrowo-płacowym, handlowym, magazynowym oraz zarządzania produkcją).
Przedsiębiorstwo budowlane (NDA) jest jednym z wiodących i wielokrotnie nagradzanych w Polsce. Realizuje projekty w szeroko pojętym budownictwie, które są tworzone z dbałością o najwyższą jakość, z wykorzystaniem sprawdzonych, nowoczesnych rozwiązań również w aspekcie technologii ekologicznych.
Opis sytuacji
Kontrahent (NDA) korzystał z oprogramowania Symfonia ERP, które przez lata zostało rozbudowywane o różne funkcjonalności automatyzujące procesy i różne specjalistyczne rozwiązania dla branży budowlanej oraz integracje z oprogramowaniem workflow.
Dynamiczny rozwój Przedsiębiorstwa, zmiany prawne oraz przekształcenia wymagały nowego podejścia biznesowego. Pojawiła się potrzeba usystematyzowania i zautomatyzowania procesów biznesowych.
Wyzwanie
Specyfika branży budowlanej zakłada tworzenie spółek celowych dla poszczególnych inwestycji. W związku z powyższym analogiczna sytuacja występuje u naszego klienta, co przez lata działalności skutkowało rozbieżnością w planach kont spółek w Grupie.
Po latach szybkiego rozwoju Kontrahent wymagał usprawnień. Pojawiały się kolejno nowe potrzeby, których celem było zwiększenie wydajności i efektywności w obszarze finansowo- księgowym. Po analizie przedwdrożeniowej zaproponowaliśmy rozwiązania. Między innymi konsolidację planu kont oraz założenie spółki wspólnej, a w kolejnych etapach ujednolicenie kartotek kontrahentów, automatyczne fakturowanie przez platformę www.miedzyfirmami.pl, czy pogłębione raportowanie wymagające nowego podejścia do wymiarowania.
Punkt wyjścia – konsolidacja planu kont
Wiedza ekspercka w zakresie procesów w branży budowlanej pozwoliły podejść do pierwszego etapu stworzenia wspólnego wzorcowego planu kont dla całej grupy przedsiębiorstwie. Ze względu na specyfikę różnych działalności spółek celowych wymagane było ustawienie planu kont, który obejmuje i przewiduje wszystkie procesy w jednym miejscu. W tym celu został powołany zespół wdrożeniowy, w skład, którego wchodzili nie tylko informatycy, ale również specjaliści z obszaru finansów i rachunkowości. Pierwszym etapem było utworzenie planu kont, drugim stworzenie mapy przeksięgowań sald z poprzednich kont, na nowe konta, która dynamicznie na przełomie roku była uaktualniana. Kolejnym etapem było wygenerowanie nowego bilansu otwarcia według mappingu kont oraz przeniesienie rozrachunków na kontach aktywno-pasywnych z niezamkniętymi transakcjami.
Pojawiły się również wyjątki które obejmowały ujawnienie transakcji rozrachunkowych które wcześniej nie były prowadzone. W pracach pojawiła się spółka wzorcowa, z poziomu której zarządzamy planami kont w pozostałych bazach. Dodatkowo zostały utworzone słowniki kartotekowe, które również uzupełniane są z jednego miejsca i automatycznie kopiowane na pozostałe bazy klienta.
Obustronne zrozumienie powagi projektu i zagrożenia jakim był czas oraz ogromnego zaangażowania pracowników Zorius.pl spowodowało, że cały projekt konsolidacji planu kont został zrealizowany bez opóźnień i przyniósł zakładany efekt.
Jednolita kartoteka kontrahentów kluczem w grupie spółek
Zadanie, które polegało na uporządkowaniu kartoteki kontrahentów było wyzwaniem ze względu na ilość baz, ilość transakcji oraz lata działalności. Konspekt, który został opracowany i zrealizowany zakładał utworzenie bazy wzorcowej, która będzie zarządzała kontrahentami we wszystkich bazach, zarządzanie polegało na modyfikacji danych i propagowaniu ich w bazach pozostałych, wprowadzaniu nowych kontrahentów w jednym miejscu, ujednoliceniu pozycji analitycznych we wszystkich bazach. [proces musiał gwarantować bezpieczeństwo i spójność danych we wszystkich latach i bazach danych. W trakcie prac zaproponowaliśmy uporządkowanie kontrahentów, połączenie kontrahentów którzy byli w bazach założeni kilkukrotnie i występowali jako duble, oraz oznaczenie kontrahentów jako archiwalnych, z którymi nie następuje aktywna współpraca co najmniej od 5 lat.
Zarządzanie kontrahentami z jednego miejsca pozwoliło klientowi usprawnić pracę i unikać powielania informacji w wielu miejscach.
Korzyści
Cechą wspólną wszystkich rozwiązań zrealizowanych w grupie spółek jest szeroko pojęta automatyzacja i cyfryzacja procesów biznesowych. Uniknięcie zbędnej pracy manualnej, ograniczenie kosztów związanych z zatrudnieniem oraz otrzymanie wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej.
Przedsiębiorstwo (NDA) jest prężnie rozwijającym się producentem kształtowników oraz konstrukcji stalowych i architektonicznych do budowli zlokalizowanych na całym świecie.
Opis sytuacji
Spółka zdecydowała się na zmianę systemu do zarządzania przedsiębiorstwem z kilku powodów.
Zasadniczym był fakt, że przedsiębiorstwo było w trakcie zmian restrukturyzacyjnych, co powodowało nowe potrzeby, oraz konieczność cyfryzacji w realizowanych procesach we wszystkich obszarach biznesowych. Ponadto kluczowa była zmiana systemu na taki, który gwarantowałby zgodność z prawodawstwem. Klient zwrócił uwagę na dostępność aktualizacji oprogramowania Symfonia zawsze zanim zmiana prawna wejdzie w życie. Dla Klienta było to ważne, ponieważ do czasu wdrożenia rozwiązania odpowiadające zmianom prawnym były tworzone wewnątrz organizacji, co powodowało bardzo kosztowne i czasochłonne obciążenie dla Spółki. Istotnym czynnikiem było również duże obniżenie kosztów eksploatacji systemu i przeniesienie wsparcia technicznego oprogramowania poza strukturę przedsiębiorstwa.
Rozwiązanie
Oczekiwania
Klient oczekiwał stabilnego i bezpiecznego systemu zarządzania, z możliwością precyzyjnej konfiguracji całego systemu, jak i uprawnień dla użytkowników. Oczekiwano wdrożenia rozwiązań zapewniających cyfryzacje procesów w przedsiębiorstwie takich jak Obieg Dokumentów dla obszaru księgowości czy platforma e-Pracownik dla obszaru Kadrowo – Płacowego. Ponadto Klient wymagał integracji z używanymi systemami dzięki czemu ograniczono czynności powtarzalne i zautomatyzowano na przykład proces fakturowania, czy obieg zamówień.
Co wpłynęło na wybór dostawcy rozwiązań
System Symfonia ERP już w standardowej wersji bez jakichkolwiek modyfikacji spełniał oczekiwania Klienta, jednak w ramach wdrożenia powstały rozwiązania, które sprawiły, że jeszcze bardziej automatyzował procesy w przedsiębiorstwie między innymi dzięki integracji systemów IT. Czynnikiem, który zaważył na decyzji było szybkie i elastyczne wdrożenie systemu oraz możliwość realizacji wdrożenia w etapach.
Model Wdrożenia
Zorius.pl postawił na elastyczny model wdrożenia oraz rozliczenia – Time and Materials. Po przeprowadzonej analizie przedwdrożeniowej określone zostały koszty wdrożenia poszczególnych modułów oraz całości systemu. Podsumowanie prac klient otrzymywał każdego dnia, sumarycznie na koniec tygodnia i na każdego miesiąca był podpisywany protokół odbioru prac, na podstawie którego była wystawiana faktura.
Sprawiło to, że klient na bieżąco otrzymywał informację o postępach prac i w razie potrzeby mógł reagować na zmiany. Ze strony Zorius.pl tak precyzyjne raportowanie spowodowało, że projekt wdrożeniowy był wręcz idealny. Czynnikiem, który również zapewnił sukces było obustronne zaangażowanie w projekt oraz z góry ustalone daty cyklicznych spotkań u Klienta, które praktycznie nie ulegały zmianie. Zapewniało to obu stronom stabilny schemat działań, możliwość zaplanowania bieżącej pracy oraz gwarancję rozwiązania bieżących wyzwań. W projekcie wdrożeniowym uwzględniliśmy również serię szkoleń z poszczególnych modułów, co przełożyło się na efektywną pracę już na samym początku wdrożenia.
Zorius.pl zapewniło Klientowi zarówno wsparcie powdrożeniowe jak i wsparcie techniczne w ramach umowy serwisowej, w ramach której dostarczamy aktualizacje oprogramowania, konsultacje techniczne oraz merytoryczne oraz możliwość rozwoju oprogramowania w razie nowych potrzeb.
Wdrożenie
Zadania, które zostały postawione przed zespołem ekspertów Zorius.pl były trudne ze względu na to, że przenoszone dane były z systemu autorskiego, który nie jest znany ponieważ był pisany tylko dla tego przedsiębiorstwa. Baza danych ze względu na lata działalności była duża i należało uporządkować część rekordów, między innymi środki trwałe, które zostały wprowadzone do systemu i przyjęte do użytkowana np. od 1908 roku.
Ilość transakcji wewnątrz spółek z grupy powiązanej była bardzo duża. Należało również zmienić sposób prezentowania np. kont walutowych, które we wcześniejszym systemie były prezentowane tylko na kontach pozabilansowych. Dlatego we wdrożeniu należało wykazywać się doświadczeniem oraz znajomością przepisów finansowo księgowych. W trakcie wdrożenia udało się usprawnić i skrócić procesy, które kiedyś były bardzo rozbudowane, a teraz nie ma takiej potrzeby. Wdrażając system kadrowo płacowy należało z bazy, która zawierała kilka tysięcy pracowników przygotować i zaczytać tylko i wyłącznie aktualne dane, a następnie wprowadzić bardzo nietypowe składniki wynagradzania, które występują tylko w nielicznych specjalistycznych przedsiębiorstwach w Polsce. Firma zajmuje się również nietypową działalnością przychodową, która ma różne momenty podatkowe, mówimy tutaj o sprzedaży energii (zielonej, niebieskiej, czerwonej). Sprzedawane są również pozostałe media, które mają specyficzny moment powstania obowiązku podatkowego. Takie wymagania zostały zrealizowane dzięki doświadczeniu w wielu wdrożeniach i znajomości merytorycznej procesów biznesowych podobnych przedsiębiorstw.
Korzyści
Klient i jego pracownicy otrzymali nowoczesne narzędzie, które może być skalowalne do ich biznesu, oraz pozwala się w łatwy sposób dostosowywać do specyfiki przedsiębiorstwa, które jest w trakcie zmian. Pracownicy uczestniczący we wdrożeniu byli przeszkoleni z pracy na rozpoznawalnym w całej Polsce systemie. Wsparcie ekspertów ze strony Zorius.pl oraz sieci partnerskiej Symfonia wzmacnia poczucie bezpieczeństwo. W trakcie wdrożenia zmieniono system analizy danych wprowadzając narzędzie Symfonia Business Intelligence, które pozwala kierownikom i dyrektorom samodzielnie analizować dane, do których mają dostęp. Księgowania następują w czasie rzeczywistym, wprowadzono elektroniczny obieg dokumentów odchodzimy od podpisywania i przekazywania dokumentów drogą papierową. W czasie pandemii wprowadzono system elektronicznej wymiany informacji między pracownikami oraz wdrożono między innymi możliwość składania wniosków urlopowych drogą elektroniczną.
Klient (NDA) jest spółką budowlaną o uniwersalnym ukierunkowaniu, której działania można obserwować na całym terytorium Republiki Czeskiej, Republiki Słowackiej oraz za granicą. W ramach spółki realizowane są projekty związane z budownictwem społecznym, mieszkalnym, przemysłowym czy komunikacyjnym oraz budownictwo podziemne, projekty deweloperskie i pozostałe inżynieryjne prace budowlane. Spośród realizacji można wymienić budowę metra w Pradze, czy budowę obwodnicy w Warszawie. Spółka posiada 11 oddziałów, między innymi na Słowacji, w Niemczech, Finlandii, Islandii, Belgii, Polsce. W ramach grupy zatrudnionych jest ponad – 3 tysiące pracowników.
Opis sytuacji
Klient oczekiwał stabilnego i bezpiecznego systemu zarządzania, z możliwością precyzyjnej konfiguracji całego systemu, jak i uprawnień dla użytkowników. Oczekiwano dużej szybkości działania, integracji poszczególnych modułów oraz możliwości rozszerzenia funkcjonalności systemu poprzez tworzenie rozwiązań dodatkowych. Istotne dla klienta było raportowanie dla grupy oraz integracja z Systemem IT w Grupie.
Wdrożone programy
W przedsiębiorstwie w pierwszym etapie został wdrożony system Symfonia ERP, pokrywający obszary: Finansowo – Księgowy i zarządzanie majątkiem oraz system handlowo-magazynowy.
W kolejnych etapach został wdrożony program Kadrowo-Płacowy oraz Busines Intelligence, który zapewnia zaawansowane raportowanie operacji w obszarach finansów oraz handlu.
Dlaczego klient wybrał system Symfonia ERP?
System Symfonia ERP spełniał wszystkie wymagania klienta, a jedne z podstawowych warunków, dla których firma zdecydowała się na nowy system było bezpieczeństwo i uniwersalność baz danych. Kolejnym atutem była gwarancja szybkiego wdrożenia, oraz stworzenie rozwiązań dodatkowych, gwarantujących między innymi integrację z czeskim systemem IT
Wdrożenie
Kluczowe etapy
System Symfonia ERP w całości został wdrożony i zintegrowany przez firmę Zorius.pl Wdrożenie zostało zrealizowane w przeciągu kilku tygodni, dzięki zaangażowaniu obu zespołów wdrożeniowych – Klienta oraz Zorius.pl. Podczas wdrożenia kluczowe było przygotowanie rozwiązania pozwalającego na eksport dokumentów do czeskiego Systemu, a także ujednolicenie planu kont, wzorców księgowań oraz procesów finansowo-księgowych. Po oddaniu pierwszego etapu wdrożenia zostały realizowane rozwiązania dodatkowe, które powstawały systematyczne w czterech następnych miesiącach. W kolejnym etapie nastąpiło wdrożenie modułu – Kadrowo-Płacowego oraz modułu Symfonia Business Intelligence.
Most Polsko-Czeski
Wdrożenie było wyzwaniem, ponieważ odbyło się na szczeblu międzynarodowym i jest przykładem na to, że po Czesku też można wdrożyć Symfonia ERP dla dużej międzynarodowej korporacji. Nasz System był oceniany i porównywany z Systemem czeskim, który jest używany w siedzibie Grupy, a podczas wdrożenia często obecne były równocześnie księgowe z Polski i Czech.
Zapewne niezapomniane będzie pierwsze zetknięcie się ze sprzętem – serwerami i komputerami na których są zainstalowane programy (min.MS Windows, MS Excel) w języku czeskim, co zmusiło wdrożeniowców do zapoznania się z czeskim nazewnictwem, innymi oznaczeniami, ikonami.
Dla Klienta niezwykle wartościowe okazało się wdrożenie Symfonia Business Intelligence, ponieważ za pomocą wbudowanych raportów otrzymywał zaawansowaną informację zarządczą
Korzyści
Z uwagi na zindywidualizowane procesy w Przedsiębiorstwie, dane wprowadzane do programu finansowo-księgowego muszą zostać wprowadzone według precyzyjnego schematu, z szczególnym uwzględnieniem wprowadzania zapisów na odpowiednie konta. Rozwiązania dodatkowe dostarczone przez firmę Zorius.pl zapewniają użytkownikom systemu automatyczną kontrolę wprowadzonych danych księgowych. Dzięki dodatkowemu raportowi, wychwytującemu automatycznie błędne zapisy na kontach, użytkownik programu finansowo księgowego minimalizuje do zera szanse na wprowadzenie niespójnych danych. W przypadku gdy użytkownik umieścił na kontach zapis niezgodny z konwencją, algorytm firmy zorius.pl automatycznie wyświetla szczegóły takiego zapisu w zestawieniu w programie MS Excel. Pozwala to uniknąć użytkownikowi żmudnej analizy zapisów, tym samym zapewniając automatyzację pracy i oszczędność czasu i wysiłku.
W związku z licznymi transakcjami przeprowadzanymi przez spółkę wystąpiło zapotrzebowanie na zewnętrzne zestawienie szczegółowych informacji o rozrachunkach. Na prośbę głównej księgowej został utworzony dedykowany raport, prezentujący w programie MS Excel wymagane dane, w sposób odpowiadający zapotrzebowaniu zleceniodawcy, a następnie są importowane do systemu Finansowo – Księgowego w centrali Spółki. Rozwiązanie zapewnia kontrolę nad płatnościami, pozwalając na precyzyjne dostosowywanie działań i strategii użytkownika do aktualnych możliwości finansowych firmy oraz kontrolę nad bieżącymi operacjami finansowymi.
Zasadniczym atutem wdrożenia jest możliwość eksportowania wszystkich dokumentów z programu finansowo-księgowego według określonych schematów i właściwego zaczytania tychże dokumentów do czeskiego systemu finansowo księgowego.
System został w taki sposób skonfigurowany, że w sposób automatyczny są importowane wszystkie zapisy z programu Finanse i Księgowość ERP do czeskiego systemu – proces został nazwany „mostem Polsko – Czeskim”
Wdrożenie w kolejnych spółkach
Z uwagi na znajomość branży, oraz potrzeb Klienta i możliwość szybkiej realizacji kolejnych projektów wykonujemy wdrożenia dla nowych spółek w grupie.
W branży IT działamy już od prawie 30 lat. Mamy za sobą wiele ukończonych projektów, co pozwala nam z doświadczeniem spojrzeć na nowo realizowane projekty. Do każdego zlecenia podchodzimy indywidualnie. Dążymy do tego, by nasze rozwiązania były ergonomiczne, proste w użyciu, a zarazem realizowały wszystkie zdefiniowane na etapie analizy potrzeby.
Prace rozpoczynamy od przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej. Na tym etapie definiujemy zestaw potrzeb/wymagań klienta oraz planujemy proces realizacji projektu. Po akceptacji przedstawionej oferty przystępujemy do realizacji zlecenia, podczas realizacji którego pracujemy w wyznaczonym zespołem ze strony klienta. Wdrożenia wykonujemy hybrydowo, część prac realizujemy w naszej siedzibie lub oddziałach a prace wymagające osobistego kontaktu realizujemy we wskazanym przez klienta miejscu. Praktykujemy minimum jeden, dwa dni w tygodniu, pracy z klientem. W końcowym etapie przeprowadzamy szereg testów wewnętrznych, potem testy z udziałem klienta i finalnie w uzgodnionym terminie uruchamiamy system. W dniu GoLive asystujemy w bieżącej pracy na programie, najczęściej u klienta. W pierwszych tygodniach zapewniamy wzmożone wsparcie naszego zespołu wsparcia technicznego – konsultantów i programistów.
Oferujemy szerokie spektrum usług: od kastomizacji wbudowanych w system Symfonia rozwiązań, importy danych z różnych źródeł po wszelkiego rodzaju integracje z systemami zewnętrznymi.
Do każdego wdrożenia podchodzimy indywidualnie. Po zapoznaniu się ze specyfiką danej branży oraz indywidualnymi potrzebami klienta, analizujemy możliwość zastosowania standardowych funkcjonalności programów Symfonia. Jeśli wymagania i realizowane procesy wychodzą ponad standard, proponujemy klientom rozwiązania indywidualne, dopasowane do ich potrzeb.
Koszt implementacji rozwiązań składa się z kilku czynników: wykorzystywanych technologii, skali oraz rodzaju projektu i wdrażanych funkcjonalności. Warto wspomnieć również o kwestii analizy przedwdrożeniowej oraz ewentualnych konsultacjach realizowanych podczas trwania i wdrażania projektu. Precyzyjna wycena rozwiązania bez przeprowadzenia dokładnej analizy jest praktycznie niemożliwa. Bazując jednak na naszym obecnym doświadczeniu w przygotowywaniu rozwiązań, zdążają się jednak sytuacje w których, po wstępnym przedstawieniu zakresu projektu, ustalamy koszty w przedziale cenowym bądź umawiamy się na bieżące rozliczenie naszej pracy. Jednak jeżeli to tylko możliwe, zachęcamy naszych klientów do dogłębnego przeanalizowania zakresu projektu.
Przy krótkich projektach i prostych rozwiązaniach przekazujemy Klientowi koncepcję rozwiązania, a po zatwierdzeniu oddajemy do testów. Instalujemy i uruchamiamy w środowisku produkcyjnym. W przypadku dużych i skomplikowanych rozwiązań, stawiamy u Klienta środowisko akceptacyjne, na którym klient testuje (również z naszą asystą) funkcjonalność. W trakcie wytwarzania projektu praktykujemy spotkania statusowe z określoną częstotliwością – raz na tydzień, raz na dwa tygodnie.
Znajdź nas
Patrycja Szachłowicz
Doradca Biznesowy
Porozmawiajmy
