Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK
Wdrożenie KSeF to obowiązek, przed którym staną wszystkie biura rachunkowe. Wprowadzenie systemu KSeF to nie tylko nowe przepisy, ale i szansa na rozwój usług oraz unowocześnienie obsługi klientów. Krajowy System e-Faktur wprowadza obowiązek wystawiania faktur elektronicznych w formie ustrukturyzowanej, co znacząco zmieni proces wystawiania faktur i cały obieg dokumentów.
System KSeF oznacza dla biur rachunkowych konieczność dostosowania procedur KSeF i zapewnienia zgodności działań z wymogami Ministerstwa Finansów. Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jednocześnie możliwość automatyzacji procesów księgowych, uporządkowania dokumentacji księgowej i łatwiejszego rozliczania faktur klientów.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Pobierz bezpłatnego e-booka: https://zorius.pl/ebook-ksef/
Od 1 lutego 2026 roku obowiązkowe korzystanie z KSeF stanie się faktem. Obowiązki biura rachunkowego obejmują nie tylko dostosowanie własnych systemów, ale także przygotowanie klientów biura do pracy z fakturą elektroniczną.
Jednym z kluczowych obszarów jest zarządzanie uprawnieniami. Podatnik KSeF poprzez aplikację podatnika KSeF lub formularz ZAW-FA może nadać uprawnienia biuru rachunkowemu i upoważnić je do obsługi faktur. Uprawnienia do KSeF można nadać konkretnym osobom w biurze albo klienta, co pozwala na elastyczne zarządzanie dostępem biura rachunkowego do faktur.
Biura rachunkowego uprawnienia obejmują przesyłanie dokumentów, odbieranie faktur KSeF, rozliczanie faktur oraz wystawianie faktur korygujących. Dzięki temu certyfikowane biura rachunkowe mogą skutecznie realizować obowiązek wystawiania faktur w imieniu klientów.
Wdrożenie KSeF to szansa na zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa:
Zmiana faktur KSeF i wprowadzenie nowych zasad wystawiania faktur ustrukturyzowanych wpłynie na codzienną pracę biur:
Wdrożenie KSeF i obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur to konieczność biur rachunkowych, ale także szansa na rozwój i lepszą współpracę biur rachunkowych z klientami. Dobrze przygotowane biuro zyska przewagę konkurencyjną i stanie się liderem zmian w branży.
Aby sprostać wymogom, właściciel biura i szef biura powinni zadbać o przygotowanie biura rachunkowego i szkolenie pracowników.
Biura rachunkowe muszą dostosować swoje systemy księgowe do KSeF, edukować klientów o nowych przepisach i zapewniać wsparcie techniczne w procesie wdrażania.
KSeF pozwala na automatyzację procesów, redukcję kosztów operacyjnych, poprawę bezpieczeństwa danych i bardziej efektywną obsługę klientów.
Uprawnienie właścicielskie to domyślne, systemowe uprawnienie przypisane do identyfikatora NIP podatnika.
Tak. Sprzedawca może nadać nabywcy w KSeF uprawnienie do samofakturowania. Dzięki temu nabywca lub wskazane przez niego osoby mogą wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy bezpośrednio w systemie.
Tak, organizacja szkoleń lub dostarczanie materiałów edukacyjnych dla klientów to kluczowy element wsparcia w adaptacji do KSeF.
W ZAW-FA wskazujesz tylko jedną osobę (niekoniecznie członka zarządu). Później ta osoba może elektronicznie dodać kolejne osoby uprawnione bezpośrednio w KSeF.
Spółka z o.o. może uwierzytelnić się pieczęcią kwalifikowaną. Jeśli jej nie posiada, składa ZAW-FA podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania spółki i wskazuje w nim np. Dyrektora Finansowego. Ta osoba, jako wskazana w ZAW-FA, może następnie nadawać kolejne uprawnienia (np. księgowym) już elektronicznie w KSeF, bez potrzeby składania następnych ZAW-FA.
Wysyłkę pojedynczych faktur lub paczek faktur może przeprowadzić osoba albo podmiot uwierzytelniony w systemie. Można to zrobić w trybie interaktywnym (dla pojedynczych dokumentów) lub wsadowym (dla paczek dokumentów). Za wysyłkę odpowiada podatnik lub upoważniona przez niego osoba, a autoryzacja odbywa się np. za pomocą podpisu kwalifikowanego, pieczęci, tokenu albo certyfikatu KSeF.
