To cyfrowy przepływ dokumentów przez firmę — od rejestracji (m.in. z OCR lub KSeF), przez akceptacje według zdefiniowanych ścieżek, po archiwizację. Każdy dokument ma przypisany kontekst, status i osobę odpowiedzialną, więc zawsze wiadomo, na jakim etapie się znajduje.

W systemie można zdefiniować ścieżki akceptacji, które odpowiadają strukturze organizacyjnej. Faktura kosztowa może trafić najpierw do kierownika działu, następnie do działu finansowego, a na końcu do księgowości. Każdy etap ma przypisaną osobę odpowiedzialną i status.

System pozwala zarządzać różnymi typami dokumentów firmowych, takimi jak faktury kosztowe, umowy, korespondencja, dokumenty magazynowe, wnioski zakupowe czy dokumenty kadrowe. Wszystkie są przechowywane w jednym repozytorium, co ułatwia ich wyszukiwanie oraz kontrolę nad dokumentacją firmy.

System potrafi odczytać dane z faktur kosztowych na podstawie skanu, PDF-a lub zdjęcia dokumentu. Informacje takie jak numer faktury, kwoty, kontrahent czy data są automatycznie zapisywane w systemie w ustrukturyzowanej formie. Dzięki temu dokument może od razu trafić do obiegu akceptacji lub do księgowości bez ręcznego przepisywania danych.

Pracownik rejestruje wydatek (także mobilnie), a system automatycznie łączy go z fakturą pobraną z KSeF na podstawie sprzedawcy, daty, kwoty i waluty. Księgowość od razu wie, kto odpowiada za koszt i jak go rozliczyć.

Oprócz obiegu dokumentów system udostępnia narzędzia do organizacji pracy zespołu, takie jak kalendarz zadań, tablica Kanban czy wbudowany komunikator. Dzięki temu dokumenty, zadania i komunikacja mogą być powiązane w jednym miejscu, co ułatwia koordynację pracy między działami.

System wykorzystuje technologię OCR, która automatycznie odczytuje dane z faktur i zapisuje je w systemie. Dokument może być następnie przekazany do akceptacji, opisany przez odpowiedni dział i skierowany do księgowości. W praktyce oznacza to mniej ręcznego wprowadzania danych i szybszy obieg dokumentów kosztowych w firmie.

Tak. System działa w przeglądarce i może być używany przez pracowników z różnych oddziałów lub pracujących zdalnie. Dokumenty trafiają do systemu w formie skanów, zdjęć lub plików PDF i są dostępne dla uprawnionych osób w czasie rzeczywistym, niezależnie od lokalizacji.

Największą korzyścią jest uporządkowanie procesów i skrócenie czasu pracy z dokumentami. Firma eliminuje papierowy obieg, zmniejsza ryzyko zagubienia dokumentów i zyskuje możliwość monitorowania etapu ich przetwarzania. Automatyzacja procesów pozwala pracownikom skupić się na pracy zamiast na ręcznym przekazywaniu dokumentów między działami.

Tak. System pozwala tworzyć indywidualne ścieżki akceptacji dopasowane do struktury organizacyjnej firmy. Na przykład faktura może najpierw trafić do osoby odpowiedzialnej za budżet projektu, następnie do kierownika działu, a na końcu do działu finansowego. Każdy etap jest rejestrowany w systemie, co pozwala łatwo sprawdzić, kto aktualnie odpowiada za dokument.

Tak. Umowy są przechowywane w centralnym rejestrze wraz z informacją o okresie obowiązywania, aneksach i osobach odpowiedzialnych. System może przypominać o zbliżającym się końcu umowy lub konieczności jej przedłużenia, co pomaga uniknąć sytuacji, w której ważne dokumenty wygasają bez wiedzy firmy.

Tak. Symfonia e-Dokumenty integruje się z firmową skrzynką pocztową poprzez IMAP, dzięki czemu wiadomości e-mail mogą być przypisywane do spraw, dokumentów lub projektów. System obsługuje także e-Doręczenia zgodnie z obowiązującymi przepisami, co pozwala prowadzić formalną korespondencję elektroniczną bezpośrednio w systemie.

Tak. Symfonia eDokumenty w duecie z modułem Symfonia KSeF Plus zapewnia automatyczny odbiór i wysyłkę faktur, centralne repozytorium oraz pełny obieg akceptacji wraz z załącznikami i opisami — czego nie oferują narzędzia Ministerstwa Finansów.

Tak. Moduł Płatności umożliwia eksport paczek przelewów w formatach Multicash, Elixir, ISO20022 i SEPA do banków takich jak PKO BP, Pekao, ING, BNP czy Alior, a następnie parowanie wyciągów z przelewami w jednym miejscu.

Integracja z Symfonią FK jest natywna i bezkosztowa w utrzymaniu, ale system współpracuje także z Comarch Optima, RAKSSQL, enova365, InsERT GT, Asseco Fakir i Streamsoft Prestiż poprzez konektory plikowe oraz z systemami zewnętrznymi przez API.

Standard to obieg dokumentów, workflow, archiwum i bezpieczeństwo. Optimum dodaje komunikator, Kanban, kalendarz i integrację z pocztą, co ułatwia zarządzanie elektronicznymi dokumentami. Premium rozszerza o katalog produktów, dokumenty handlowe oraz wsparcie ERP/API. Użytkownik Portalu to tańsza, ograniczona licencja dla pracowników, którzy potrzebują tylko własnych faktur, delegacji, wniosków, intranetu i listy obecności.

Tak. Sage ODF nie jest już rozwijany, a Symfonia eDokumenty to jego naturalny następca. Oferujemy plan migracji oraz nowoczesny interfejs, OCR, KSeF, e-Doręczenia i przelewy bezpośrednio z systemu. Zrealizowaliśmy już wiele takich migracji, a nasi Klienci doceniają program Symfonia eDokumenty za funkcjonalności, które przyśpieszają pracę użytkowników.

Tak. System działa w chmurze i w przeglądarce, więc jest dostępny z biura, zdalnie i hybrydowo, z wielu lokalizacji jednocześnie — z obsługą wielofirmowości. Idealnie sprawdza sie również w większych rozproszonych organizacjach.

Tak. Dostępnych jest sześć gotowych scenariuszy obiegu, które konfiguruje się pod procedury firmy — od prostej akceptacji po rozbudowany, wielopoziomowy workflow.

Umowy trafiają do centralnego rejestru z szablonami, elektroniczną akceptacją i podpisem oraz pilnowaniem terminów. System rejestruje dokumenty z poczty e-mail (IMAP) i obsługuje korespondencję formalną przez e-Doręczenia bezpośrednio w obiegu.

Wdrożenie zaczynamy od analizy procesów i konfiguracji gotowych scenariuszy w systemie obiegu dokumentów, dzięki czemu jest szybkie i atrakcyjne cenowo. Realizujemy je zdalnie, zapewniając szkolenia i opiekę certyfikowanego zespołu; system rozbudowujesz stopniowo, bez wysokich opłat programistycznych, a także utworzysz i zarządzisz obiegiem faktur.