Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie, które całkowicie zmienia sposób obsługi dokumentów finansowych. Platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formacie XML. Dzięki temu duży przedsiębiorca ma gwarancję zgodności z przepisami, a także porządku w procesach księgowych.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Pobierz bezpłatnego e-booka: https://zorius.pl/ebook-ksef/
Dla dużych przedsiębiorstw, których roczny obrót firmy przekracza ustawowe progi i które zatrudniają setki lub tysiące pracowników, wdrożenie KSeF jest szczególnie istotne. Ustawa Prawo przedsiębiorców i przepisy unijne jasno określają kryteria, które pozwalają ustalić status dużego podmiotu: liczba zatrudnianych pracowników, obrotu rocznego oraz roczna suma bilansowa. Na ich podstawie można określić status przedsiębiorstwa i odróżnić je od firmy średniej czy średniego przedsiębiorcy.
Co ważne, od 1 lutego 2026 roku wszystkie duże przedsiębiorstwa działające w Polsce będą zobowiązane do korzystania z KSeF. Warto już teraz przygotować się do tego procesu, traktując go jako inwestycję w rozwój i marketing dużego przedsiębiorstwa.
1. Analiza potrzeb i przygotowanie planu
Trzeba przeanalizować procesy fakturowania, roczny obrót firmy i liczbę zatrudnianych pracowników. Pozwoli to określić status przedsiębiorstwa i przygotować plan działań. W analizie należy uwzględnić także ustalania wielkości przedsiębiorstwa zgodnie z ustawą Prawo przedsiębiorców.
2. Wybór dostawcy technologii
Kluczowe jest wybranie partnera, który zna sektor MŚP, umie określić status dużego podmiotu i ma doświadczenie w integracji ERP. Tylko wtedy można skutecznie wdrożyć system w dużych przedsiębiorstwach działających na rynku.
3. Testowanie i pilotaż
Zanim system zostanie wdrożony na szeroką skalę, warto przeprowadzić pilotaż w wybranych działach. Dzięki temu duży przedsiębiorca ma szansę sprawdzić funkcjonalność i dostosować procesy.
4. Szkolenia dla pracowników
Im większa liczba pracowników, tym większe znaczenie mają szkolenia. Trzeba zadbać o edukację kadry, aby każdy wiedział, jakie korzyści przynosi KSeF. Zrozumienie definicji duży przedsiębiorca i kryteriów statusu firmy pomaga lepiej wdrożyć zmiany.
5. Monitorowanie i optymalizacja
Po wdrożeniu niezbędne jest bieżące monitorowanie i wprowadzanie usprawnień. Jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia wiele osób i osiąga wysoki roczny obrót, to regularne optymalizacje są kluczowe dla zachowania konkurencyjności i bezpieczeństwa.
Tak, od 1 lutego 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich firm w Polsce, w tym dużych organizacji.
Koszty wdrożenia zależą od wielu czynników, takich jak skala działalności, liczba wystawianych faktur oraz konieczne zmiany w infrastrukturze IT. Długoterminowo KSeF przynosi jednak oszczędności dzięki redukcji kosztów operacyjnych.
Przepisy KSeF powstały w oparciu o jedne z najszerszych konsultacji społecznych w administracji – uczestniczyło w nich około 10 tys. przedsiębiorców. Na etapie tworzenia założeń biznesowych i technicznych projektu uwzględniono najważniejsze postulaty zgłaszane przez firmy dotyczące wystawiania e-faktur. W efekcie powstał projekt ustawy, który następnie trafił do uzgodnień zewnętrznych i konsultacji publicznych.
Tak, faktury wystawiane między przedsiębiorcą a administracją publiczną (B2G) również podlegają obowiązkowemu KSeF.
Nie zawsze. W wielu przypadkach możliwe jest dostosowanie istniejącego systemu ERP poprzez odpowiednie moduły integracyjne. Ważne jest jednak, aby upewnić się, że system ERP jest kompatybilny z wymaganiami KSeF.
Czas wdrożenia zależy od skali operacji oraz stopnia skomplikowania procesów biznesowych. Zazwyczaj trwa od kilku miesięcy do roku.
Nie. KSeF nie służy do raportowania faktur zakupowych od zagranicznych dostawców. System jest wykorzystywany wyłącznie do wystawiania faktur zgodnych z polskimi przepisami, również tych kierowanych do kontrahentów zagranicznych.
Ocena, czy zagraniczny podmiot zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT czynny ma tu stałe miejsce prowadzenia działalności, wymaga indywidualnej analizy konkretnej sytuacji. Ministerstwo Finansów planuje opublikować wyjaśnienia dotyczące zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
