Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma elektroniczna wprowadzona przez Ministerstwo Finansów w Polsce, której celem jest uproszczenie procesu wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w formacie cyfrowym. Od 1 lutego 2026 / 1 kwietnia 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorstw, w tym również dla przedsiębiorstw budowlanych i dużych firm budowlanych. To ważna zmiana dla całego rynku budownictwa, ponieważ branża budowlana musi zmierzyć się z coraz większą liczbą transakcji oraz skomplikowaną strukturą rozliczeń przy realizacji projektów budowlanych i inwestycji budowlanych.
Wdrożenie KSeF wpisuje się w cyfryzację i takie trendy jak modelowanie informacji o budynku (BIM), cyfrowy projekt budowlany, a także wykorzystanie nowych technologii, w tym rzeczywistości rozszerzonej, rzeczywistości wirtualnej, sztucznej inteligencji (AI) czy nawet druku 3D w procesach projektowych.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Pobierz bezpłatnego e-booka: https://zorius.pl/ebook-ksef/
W firmach produkcyjnych zwykle działa już kilka narzędzi: ERP, system magazynowy, planowanie produkcji, czasem dedykowane rozwiązania branżowe. KSeF trzeba z nimi połączyć tak, by faktury przepływały bez ręcznego przepisywania danych.
KSeF wymusza zmianę kolejności działań. Dokument nie trafia już najpierw na biurko księgowej, tylko od razu do centralnego systemu. Trzeba więc przeorganizować obieg faktur między działami zakupów, produkcji, magazynem i finansami.
Faktury w KSeF są od razu widoczne dla urzędów skarbowych. Każdy błąd w numerze NIP czy dacie dostawy oznacza niepotrzebne komplikacje. Firmy produkcyjne, które mają wielu dostawców, muszą szczególnie zadbać o jakość danych.
Firmy powinny przeanalizować, które procedury księgowe wymagają dostosowania. Dla przedsiębiorstw budowlanych to szansa na weryfikację, jak zmienia się wartość rynku budowlanego oraz jakie są koszty związane z obsługą materiałów budowlanych różnej jakości.
Warto współpracować z dostawcami systemów obsługujących realizację inwestycji i zgodnych z KSeF. Dla firm to również okazja, aby wdrażać innowacje jak innowacyjne finansowanie projektów czy integrację z narzędziami do zarządzania cyfrowym projektem budowlanym.
Regularne szkolenia zwiększą kompetencje w zakresie obsługi KSeF. To ważne także w kontekście forum budowlanego, gdzie firmy budowlane sygnalizują potrzebę wymiany wiedzy i dobrych praktyk.
Pilotaż warto prowadzić na projektach budowlanych finansowanych ze środków unijnych lub krajowych. W ten sposób łatwo wyłapać błędy i zmniejszyć trudności firm budowlanych na etapie pełnego wdrożenia.
Wdrożenie KSeF powinno uwzględniać także integrację z narzędziami wspierającymi zrównoważony rozwój, raportowanie cen i kontrolę cen materiałów budowlanych.
Szybszy obieg dokumentów
Faktury będą trafiały do systemu natychmiast po wystawieniu i nie zginą w mailach czy segregatorach. To oznacza krótszy czas akceptacji kosztów i szybsze rozliczanie zakupów materiałów.
Lepsza współpraca z dostawcami i klientami
Dzięki ujednoliconemu formatowi faktur łatwiej będzie je weryfikować i automatycznie księgować. Produkcja, która często współpracuje z wieloma podwykonawcami i dostawcami surowców, odczuje tu największą różnicę.
Konieczność dostosowania cash flow
W KSeF data wysłania faktury to jednocześnie jej data wystawienia. Firmy produkcyjne będą musiały lepiej pilnować terminów płatności, co wymusi większą dyscyplinę w zarządzaniu płynnością finansową.
Wygenerowany token jest ważny do momentu jego unieważnienia przez użytkownika. Trzeba jednak pamiętać, że opcja tworzenia i używania tokenów będzie dostępna tylko do końca 2026 r.
Nowy KSeF 2.0 powstaje od podstaw, a nad jego architekturą pracuje dedykowany zespół specjalistów IT. Trwają intensywne prace nad systemem, których postęp jest na bieżąco monitorowany przez Ministerstwo Finansów. Założeniem projektu jest, aby KSeF 2.0 oferował znacznie większą przepustowość i wyższą wydajność niż wersja 1.0.
W takim przypadku na fakturze wystarczy umieścić jeden kod QR – identyczny jak na fakturze online. Kod ten umożliwia weryfikację danych i dostęp do faktury w systemie, a pod nim widoczny jest numer KSeF. Drugi kod z napisem „CERTYFIKAT” nie jest potrzebny, ponieważ faktura została zaakceptowana przez system i posiada już numer KSeF.
Unijne przepisy w ramach pakietu VIDA zostały już opublikowane, a krajowe rozwiązania zostaną uregulowane w odrębnej ustawie. Polska dąży do tego, aby wdrożenie pakietu VIDA nie miało istotnego wpływu na działanie i funkcjonalności KSeF.
Docelowo tak – od 1 stycznia 2027 r. kwiaciarka będzie musiała wystawiać faktury w KSeF. Do końca 2026 r. mali przedsiębiorcy mogą robić to poza systemem, pod warunkiem że łączna wartość sprzedaży na fakturach w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł.
Obowiązek przesyłania plików JPK_FA nie będzie dotyczył faktur wystawionych za pomocą KSeF. W przypadku faktur wystawionych poza KSeF (np. na podstawie ustawowych wyjątków), urząd może nadal żądać przesłania JPK_FA dla tych dokumentów.
