Cześć!
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK 
System ERP (Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie integrujące kluczowe procesy firmy – finanse, magazyn, produkcję, sprzedaż i kadry – w jednej bazie danych. Wybór właściwego systemu ERP opiera się na trzech filarach: dopasowaniu do wielkości i branży firmy, kosztach całkowitych wdrożenia oraz elastyczności systemu na wzrost organizacji.
Wielu przedsiębiorców podchodzi do wyboru systemu ERP jak do zakupu kolejnej licencji software’owej – porównuje ceny, funkcje, ewentualnie opinie innych użytkowników, i na tej podstawie podejmuje decyzję. To podejście bywa kosztowne, bo ERP nie jest zwykłym programem – jest szkieletem, na którym firma opiera swoje codzienne procesy na wiele lat do przodu.
Zmiana systemu ERP w firmie, która już z niego korzysta, jest procesem trudnym, czasochłonnym i kosztownym – dlatego zdecydowanie łatwiej i taniej jest wybrać dobrze od razu, niż migrować dane i przyzwyczajenia zespołu za dwa lata. Z tego powodu decyzja o wyborze ERP powinna być podejmowana z perspektywą co najmniej pięcioletnią, a nie tylko z myślą o bieżących potrzebach.
Pierwszym i najważniejszym kryterium jest dopasowanie systemu do realnej skali działania firmy oraz specyfiki branży, w której działa. System ERP sprawdzający się w firmie handlowej z jednym magazynem może być zupełnie nieadekwatny dla firmy produkcyjnej z wieloma etapami produkcji, kontrolą jakości i harmonogramowaniem maszyn. Podobnie system zaprojektowany dla dużych korporacji z rozbudowanymi strukturami zatwierdzeń bywa nadmiarowy i zbyt sztywny dla małej, dynamicznej firmy handlowej.
Warto zwrócić uwagę, czy dostawca ma doświadczenie we wdrożeniach w Twojej branży – to jeden z najlepszych wskaźników tego, czy system będzie „rozumiał” specyfikę Twoich procesów, czy trzeba będzie go mocno dostosowywać własnym kosztem i czasem.
Bardzo częstym błędem jest ocenianie ofert ERP wyłącznie na podstawie ceny licencji lub miesięcznego abonamentu. W rzeczywistości cena licencji to często tylko część całkowitego kosztu posiadania systemu. Na pełny koszt składają się również: wdrożenie (analiza przedwdrożeniowa, konfiguracja, migracja danych), szkolenia pracowników, ewentualne integracje z innymi systemami (np. sklepem internetowym, systemem kadrowo-płacowym, platformą KSeF), a także koszty utrzymania i wsparcia technicznego w kolejnych latach.
Rekomendowane podejście to zapytanie dostawcy o pełną wycenę obejmującą minimum trzy lata użytkowania systemu, a nie tylko pierwszy rok. Dzięki temu można realnie porównać oferty różnych dostawców, nawet jeśli różnią się modelem licencjonowania (jednorazowa opłata vs. abonament miesięczny).
Systemy ERP dostępne na rynku różnią się modelem wdrożenia, co ma bezpośredni wpływ na koszty, czas wdrożenia i wymagania techniczne.
Systemy chmurowe (SaaS) charakteryzują się niższym kosztem wstępnym, ponieważ nie wymagają zakupu własnej infrastruktury serwerowej – firma płaci abonament, a dostawca zajmuje się aktualizacjami, bezpieczeństwem i dostępnością systemu. Wdrożenie takiego rozwiązania jest zwykle szybsze i trwa od kilku do kilkunastu tygodni. To rozwiązanie dobrze sprawdza się w małych i średnich firmach oraz w zespołach pracujących w kilku lokalizacjach lub zdalnie.
Systemy on-premise, instalowane na własnych serwerach firmy, wymagają wyższej inwestycji początkowej oraz własnego zespołu IT do zarządzania infrastrukturą. W zamian firma zachowuje pełną kontrolę nad danymi i infrastrukturą, co bywa istotne w branżach o wysokich wymaganiach bezpieczeństwa danych lub w organizacjach, które z różnych powodów nie mogą przechowywać danych w chmurze zewnętrznego dostawcy. Wdrożenie takiego systemu trwa zazwyczaj od kilku do kilkunastu miesięcy, w zależności od skali organizacji.
Rozwiązania hybrydowe łączą część funkcji działających lokalnie z częścią funkcji dostępnych w chmurze. Sprawdzają się w firmach będących w trakcie transformacji cyfrowej, które chcą stopniowo migrować procesy do chmury, zachowując jednocześnie część danych lub procesów na własnej infrastrukturze.
Przed podjęciem decyzji warto zapytać dostawcę o konkretne wymagania techniczne systemu, aby uniknąć niespodzianek już na etapie wdrożenia.
Dla systemów działających w modelu chmurowym kluczowa jest stabilność i przepustowość łącza internetowego – przy niskiej przepustowości praca na systemie może być odczuwalnie wolniejsza, szczególnie przy operacjach na dużych zbiorach danych, jak generowanie raportów czy masowy import dokumentów.
W przypadku systemów on-premise istotnym elementem jest wersja i licencja bazy danych (np. odpowiednia edycja SQL Server), ponieważ to ona w dużej mierze determinuje wydajność systemu przy większej liczbie użytkowników i transakcji.
Niezależnie od modelu wdrożenia, warto już na etapie wyboru zapytać dostawcę o sposób integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), ponieważ obsługa obowiązkowego e-fakturowania powinna być standardowym elementem oferty, a nie dodatkowo płatnym modułem dokupowanym w późniejszym terminie.
Zanim firma podejmie ostateczną decyzję o wyborze konkretnego systemu ERP, warto przejść przez kilka uporządkowanych etapów.
Na początku należy zdefiniować procesy krytyczne dla działania firmy – warto spisać, jakie obszary muszą być obsłużone przez system w pierwszej kolejności: magazyn, produkcja, księgowość, sprzedaż czy relacje z klientami (CRM). Ten etap pozwala uniknąć sytuacji, w której firma kupuje system z rozbudowaną funkcjonalnością, z której w praktyce nie korzysta, płacąc jednocześnie za jej utrzymanie.
Następnym krokiem jest określenie realnego budżetu całkowitego, obejmującego nie tylko licencję, ale też wdrożenie, szkolenia oraz utrzymanie systemu w perspektywie kilku lat. Dobrze zaplanowany budżet z pewnym zapasem finansowym pozwala uniknąć sytuacji, w której projekt zostaje wstrzymany w połowie z powodu niedoszacowanych kosztów.
Kolejnym istotnym etapem jest weryfikacja zgodności systemu z obowiązującymi przepisami – w tym z obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur oraz wymogami wynikającymi z ustawy o rachunkowości. Systemy, które nie mają w pełni dopracowanej integracji z KSeF, mogą generować dodatkowe koszty i ryzyko w momencie, gdy obowiązek e-fakturowania zacznie obejmować dany podmiot.
Warto również poprosić dostawcę o prezentację systemu na realnych, a nie przykładowych danych firmy – pozwala to zobaczyć, jak system faktycznie zachowuje się w codziennych scenariuszach, a nie tylko w wyidealizowanym demo przygotowanym przez dział handlowy dostawcy.
Kolejny krok to sprawdzenie referencji od firm działających w tej samej lub podobnej branży – system dobrze oceniany w handlu detalicznym może zupełnie nie sprawdzić się w firmie produkcyjnej o odmiennej specyfice procesów.
Planując harmonogram wdrożenia, warto zostawić sobie bufor czasowy – w praktyce projekty wdrożeniowe wydłużają się względem pierwotnego planu, najczęściej z powodu jakości danych do migracji lub konieczności dodatkowych ustaleń między zespołami.
Ostatnim, choć równie istotnym krokiem jest ustalenie zakresu wsparcia po wdrożeniu – czasu reakcji na zgłoszenia, dostępności konsultanta oraz warunków ewentualnych zmian i rozszerzeń systemu w przyszłości.
Jednym z najczęstszych błędów jest wybór systemu wyłącznie na podstawie ceny licencji, bez analizy pełnego kosztu wdrożenia – skutkiem takiego podejścia są zwykle nieprzewidziane dopłaty za integracje i konfigurację już w trakcie realizacji projektu.
Innym częstym błędem jest przystąpienie do wdrożenia bez wcześniejszej analizy i uporządkowania procesów w firmie – system w takiej sytuacji często po prostu odwzorowuje dotychczasowe, nieefektywne procesy papierowe czy arkuszy kalkulacyjnych, zamiast je usprawnić.
Pominięcie kwestii zgodności z Krajowym Systemem e-Faktur na etapie wyboru dostawcy również bywa kosztowną pomyłką – w wielu przypadkach oznacza to konieczność dokupienia dodatkowego modułu integracyjnego w środku roku podatkowego, w gorszych warunkach negocjacyjnych niż na etapie pierwotnego wyboru.
Warto również pamiętać o zaangażowaniu przyszłych użytkowników systemu już na etapie testów i wyboru – brak ich udziału w tym procesie często przekłada się na niski poziom adopcji systemu po wdrożeniu i opór wobec zmiany wśród pracowników.
Wdrożenie systemu ERP trwa zwykle od kilku tygodni w przypadku prostych systemów chmurowych dla małych firm, do kilku miesięcy w przypadku systemów on-premise wdrażanych w dużych organizacjach z licznymi integracjami. Rzeczywisty czas wdrożenia zależy przede wszystkim od liczby wdrażanych modułów, ilości integracji z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie oraz jakości i kompletności danych, które trzeba przenieść do nowego systemu.
Wybór systemu ERP w Polsce powinien uwzględniać zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Kluczowe znaczenie ma tu Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, która określa zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym prowadzonych w systemach informatycznych. Istotnym elementem jest również obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wynikający z przepisów wdrażających obowiązkowe e-fakturowanie w Polsce – system ERP powinien zapewniać zgodną z przepisami obsługę tego procesu. Nie można zapominać także o wymogach ochrony danych osobowych wynikających z RODO, ponieważ system ERP przetwarza dane osobowe pracowników, klientów i kontrahentów firmy.
Dobry system ERP to nie ten z najdłuższą listą funkcji marketingowych, a ten realnie dopasowany do procesów, budżetu i planów rozwoju konkretnej firmy. Warto oceniać dostawców nie tylko przez cenę licencji, ale przez pełny koszt posiadania systemu w perspektywie kilku lat, zgodność z obowiązującymi przepisami oraz jakość wsparcia oferowanego po zakończeniu wdrożenia. Decyzja podjęta z takiej, szerszej perspektywy, znacznie ogranicza ryzyko kosztownej zmiany systemu za kilka lat.
W zespole ZoriusPro zajmuję się obsługą klientów strategicznych.
