Cześć!
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK 
W wielu firmach działy kadr pracują w ciągłym biegu. Rozliczenia, aktualizacje danych, zmiany w grafikach, zgłoszenia pracowników, wnioski urlopowe, sprawdzanie godzin i wyjaśnianie rozbieżności to zadania, które pochłaniają ogromną ilość czasu. Do tego dochodzi presja terminów oraz konieczność zachowania pełnej zgodności danych. Właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorstw szuka rozwiązania, które usprawni codzienną administrację.
Firmy, które wdrożyły ten system, najczęściej podkreślają, że pierwszy odczuwalny efekt to mniejsza liczba błędów i ogromna oszczędność czasu, bo wiele działań odbywa się automatycznie. To narzędzie, które realnie odciąża kadry i pozwala skupić się na zadaniach, które naprawdę wymagają ich uwagi.
W wielu organizacjach ogromna część zadań kadrowych wiąże się z powtarzalnymi czynnościami. Ręczne przepisywanie godzin z grafików, korygowanie list obecności, kontrolowanie nieobecności, aktualizowanie arkuszy urlopowych, przygotowywanie rozliczeń i odbieranie kolejnych pytań od pracowników to procesy, które łatwo ulegają przeciążeniu. Wystarczy kilka różnic w danych, aby powstała spirala poprawek.
Dodatkowym problemem jest praca na wielu narzędziach jednocześnie. Firmy korzystają z Excela, maili, papierowych list, komunikatorów i kilku różnych plików, przez co trudno utrzymać spójność danych. To bezpośrednio wpływa na czas pracy kadrowej administracji i generuje błędy, które pojawiają się przy ręcznych wpisach.
Program został stworzony tak, aby większość powtarzalnych zadań wykonywało się automatycznie. System rejestruje czas pracy, aktualizuje limity urlopowe, od razu odzwierciedla nieobecności, porządkuje grafik, przygotowuje raporty i udostępnia dane zarówno pracownikom, jak i menadżerom.
Firmy zwracają uwagę, że najważniejszą zmianą po wdrożeniu jest brak potrzeby ręcznego poprawiania godzin oraz szybsza komunikacja. Pracownicy sami widzą swoje dane, więc nie muszą pytać kadr o podstawowe informacje. Przełożeni z kolei nie muszą pisać kolejnych wiadomości z aktualizacjami grafików.
W praktyce oznacza to, że wiele zadań, które wcześniej zajmowały kilka godzin tygodniowo, teraz trwa kilka minut.
Pracownicy odbijają wejścia i wyjścia przez aplikację, terminal albo stronę internetową. Dane zapisują się natychmiast i są widoczne w systemie. Kadry nie muszą niczego zbierać ani przepisywać. Rejestracja odbywa się bez udziału administracji.
To szczególnie ważne dla firm, gdzie pracuje się w ruchomych grafikach, zmianach lub w terenie. Zdjęcie potwierdzające odbicie i geolokalizacja pomagają uporządkować sytuacje, które wcześniej wymagały dodatkowych wyjaśnień.
W efekcie z codziennej pracy kadr znika wiele czynności, które wcześniej generowały opóźnienia i nadgodziny administracyjne.
Jednym z obszarów najbardziej obciążających kadry są urlopy. Tradycyjny proces wymaga przekazywania wniosków, czekania na akceptację, aktualizowania limitów i dopasowywania grafiku.
Pracownik składa wniosek w aplikacji.
Przełożony akceptuje go jednym kliknięciem.
Limit aktualizuje się automatycznie.
Grafik natychmiast pokazuje zmienioną obsadę.
Taki przepływ redukuje liczbę wiadomości o ponad połowę. Firmy, podkreślają, że obsługa urlopów, dzięki wdrożeniu aplikacji, stała się jedną z najprostszych czynności kadrowych, a pracownicy widzą zawsze aktualne dane.
Wiele systemów RCP generuje raporty wymagające dalszego przerabiania. Dane uwzględniają godziny pracy, nadgodziny, przerwy, delegacje i nieobecności. Co ważne, nie trzeba ich ręcznie składać z kilku źródeł.
Zestawienia można przesłać do systemów płacowych, co jeszcze bardziej skraca czas potrzebny na zamknięcie miesiąca. Kadry nie muszą już analizować rozbieżności ani odtwarzać godzin, które nie zostały wpisane na czas. Wszystko jest w jednym narzędziu, gotowe do dalszej pracy.
Tworzenie grafików bywa jednym z najbardziej czasochłonnych elementów pracy HR. W programie grafik jest tworzony w systemie, udostępniany w aplikacji i automatycznie aktualizowany po każdej zmianie. Jeśli pracownik wymienia zmianę lub składa wniosek o wolne, widoczne jest to w harmonogramie od razu.
Pracownicy nie muszą pytać o aktualne plany, a menadżerowie nie muszą wysyłać kilku wersji jednego grafiku. Dla kadr to realne odciążenie.
To właśnie w grafikach firmy widzą największą oszczędność czasu, bo wiele działań, które wcześniej zajmowały kilka godzin, teraz zajmuje kilka sekund.
Aplikacja działa dobrze zarówno w małych firmach, jak i w dużych zespołach. Wynika to z tego, że system porządkuje procesy, zamiast próbować zastąpić dotychczasowe działania jedną funkcją. Pracownicy korzystają z aplikacji, menadżerowie mają pełen wgląd w zespół, a kadry otrzymują komplet danych bez potrzeby dodatkowych działań.
Najczęściej podkreślanym efektem jest to, że kadry przestają wykonywać zadania, które wcześniej nie wnosiły wartości, a jednocześnie miały duży wpływ na tempo działania całej organizacji.
Automatyzacja procesów, szybkie raportowanie, porządek w grafikach i prostota obsługi sprawiają, że system odciąża administrację i pozwala skupić się na zadaniach ważniejszych niż przepisywanie danych.
To rozwiązanie, które daje firmie większą przewidywalność, mniejszą liczbę błędów i oszczędność czasu od pierwszego miesiąca.
W zespole ZoriusPro zajmuję się obsługą klientów strategicznych.
