Symfonia e-Dokumenty (Obieg Dokumentów)

Elektroniczny Obieg Dokumentów

Symfonia e-Dokumenty (ECM, DMS) to nowoczesny system informatyczny do zarządzania dokumentami, który znacząco usprawnia proces obiegu dokumentów w firmie. Dzięki niemu możliwy jest szybki i bezpieczny przepływ dokumentów w firmie, od momentu ich utworzenia, przez akceptację, aż po archiwizację dokumentów. Elektroniczny system eliminuje potrzebę papierowej dokumentacji, zapewniając pełną digitalizację dokumentów oraz możliwość ich natychmiastowego wyszukiwania i podglądu.

To rozwiązanie idealne zarówno dla firm korzystających z oprogramowania Symfonia, jak i dla organizacji, które dopiero planują wdrożenie obiegu dokumentów lub chcą przejść na cyfrowy obieg dokumentów. Program obsługuje różne scenariusze pracy – od centralizowanych struktur po model zdalny i hybrydowy.

Skontaktuj się z nami - podpowiemy najlepsze rozwiązanie!

Dokumenty i obieg informacji

OCR faktur zakupu

System automatycznie rozpoznaje dane z faktur zakupu i zapisuje je w ustrukturyzowanej formie. Dokument może być dalej przetwarzany w obiegu bez ręcznego wprowadzania danych.

Obieg faktur zakupu

Faktury są rejestrowane, opisywane i przekazywane do akceptacji zgodnie z ustalonym schematem. Każdy etap obiegu ma przypisane osoby odpowiedzialne i status realizacji.

Korespondencja przychodząca i wychodząca

System umożliwia ewidencję pism przychodzących i wychodzących wraz z numeracją i historią obiegu. Korespondencja może być powiązana ze sprawami, umowami lub zadaniami.

Umowy

Umowy są przechowywane w centralnym rejestrze wraz z informacją o okresie obowiązywania. System umożliwia przypisywanie aneksów, dokumentów powiązanych i osób odpowiedzialnych.

Sprawy

Sprawy pozwalają grupować dokumenty, korespondencję oraz zadania w ramach jednego tematu. Dzięki temu wszystkie informacje dotyczące danej sprawy są bezpieczne i dostępne w jednym miejscu.

Zakupy i kontrola kosztów

Wnioski zakupowe

Użytkownicy mogą tworzyć wnioski zakupowe określające cel, wartość i uzasadnienie zakupu. Wnioski trafiają do akceptacji zgodnie z przyjętymi zasadami w organizacji.

Zakupy

Moduł umożliwia obsługę procesu zakupowego od zgłoszenia potrzeby do realizacji zakupu. Dokumenty zakupowe mogą być powiązane z budżetami i projektami.

Płatności

System umożliwia rejestrowanie płatności powiązanych z dokumentami kosztowymi. Ułatwia to kontrolę zobowiązań oraz monitorowanie statusu płatności.

Wydatki pracownicze

Pracownicy mogą zgłaszać wydatki poniesione w imieniu firmy wraz z dokumentami rozliczeniowymi. Wydatki podlegają weryfikacji i akceptacji zgodnie z ustalonym procesem.

Pracownicy i czas pracy

Lista obecności pracowników

System umożliwia prowadzenie ewidencji obecności i nieobecności pracowników. Dane mogą być wykorzystywane do dalszych analiz lub rozliczeń.

Delegacje

Delegacje służbowe są rejestrowane wraz z informacją o czasie trwania i kosztach. Dokumenty związane z delegacją są przechowywane w jednym miejscu.

Projekty i budżety

Projekty

System umożliwia przypisywanie dokumentów, kosztów i zadań do konkretnych projektów. Pozwala to na uporządkowanie pracy i lepszą kontrolę realizacji projektów.

Budżety

Budżety umożliwiają planowanie i kontrolę wydatków w wybranych obszarach. System pozwala monitorować realizację budżetu i identyfikować odchylenia.

Organizacja pracy zespołu oraz komunikacja zewnętrzna i formalna

Kalendarz i zadania

Zadania mogą być planowane w czasie i przypisywane do użytkowników. Kalendarz ułatwia kontrolę terminów i bieżących obowiązków zespołu.

Kanban

Widok Kanban prezentuje etapy realizacji zadań i spraw w formie tablicy. Ułatwia to monitorowanie postępów i identyfikowanie wąskich gardeł.

Komunikator

Komunikator umożliwia bieżącą komunikację pomiędzy użytkownikami systemu. Rozmowy mogą być powiązane z dokumentami, zadaniami lub sprawami.

Poczta IMAP

System integruje się z firmową skrzynką pocztową poprzez protokół IMAP. Wiadomości e-mail mogą być rejestrowane i przypisywane do spraw lub dokumentów.

eDoręczenia

Moduł umożliwia obsługę elektronicznych doręczeń zgodnie z obowiązującymi przepisami. Korespondencja jest rejestrowana i archiwizowana w systemie.

Potrzebujesz więcej informacji? Skontaktuj się z nami!

System Symfonia e-Dokumenty wspiera:

Zarządzanie obiegiem dokumentów w procesach sprzedażowych, księgowych i administracyjnych
Obieg faktur, w tym elektronicznego obiegu faktur kosztowych
Obieg dokumentacji magazynowej, kadrowej i urzędniczej
Obieg umów i obieg korespondencji
Workflow związany z obsługą wniosków, zleceń czy zamówień

Funkcjonalności elektronicznego obiegu dokumentów:

Zdalna akceptacja dokumentów i podpisywanie ich online (również z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego)
Wystawianie faktur w wielu językach i walutach oraz faktur cyklicznych
Obieg faktur kosztowych z automatycznym odczytem danych (OCR) i dekretacją
Przechowywanie e-dokumentów w bezpiecznym repozytorium
Archiwizacja dokumentów i łatwe wyszukiwanie dzięki filtrom
Obieg korespondencji system oraz elektroniczny obieg wniosków urlopowych
Obsługa dokumentów magazynowych (PZ, WZ, PW, RW) oraz dokumentów JPK
Tworzenie ofert, umów, dokumentów handlowych i projektowych
Zarządzanie elektronicznym obiegiem z poziomu przeglądarki lub aplikacji mobilnej

Przykłady zastosowania:

Firma z ponad 200 przedstawicielami handlowymi korzysta z aplikacji do rejestrowania faktur ze zdjęć, które automatycznie trafiają do akceptacji. Dokumenty papierowe przekazywane są jedynie do biura rachunkowego, a cały proces obiegu jest szybszy i bardziej przejrzysty.
W organizacjach wielooddziałowych dokumenty przesyłane są w formie skanów i PDF-ów do centrali, co znacząco ograniczyło koszty papierowego obiegu dokumentów i umożliwiło monitorowanie dokumentów w czasie rzeczywistym.
Klient z wielopoziomową akceptacją faktur zyskał pełną kontrolę nad workflow – każda faktura jest widoczna i przypisana do odpowiedniego etapu procesu, co wyeliminowało ryzyko ich zagubienia.

Symfonia e-Dokumenty

to rozwiązanie, które ułatwia obieg dokumentów, zwiększa efektywność pracy zespołów i wprowadza firmę w erę pełnej cyfryzacji procesów. Jeśli chcesz wdrożyć nowoczesny obieg dokumentów, który zapewnia szybki dostęp, bezpieczeństwo danych i integrację z innymi systemami – to narzędzie spełni wszystkie te wymagania.

Dlaczego firmy wybierają ten system?

Symfonia e-Dokumenty integruje się z systemami ERP, CRM oraz rozwiązaniami branżowymi. Umożliwia to płynny przepływ informacji i pełną kontrolę nad każdym etapem pracy z dokumentem. Automatyzacja procesów, definiowanie ścieżek akceptacji i monitoring dokumentów pozwalają skrócić czas obiegu i zwiększyć efektywność zarządzania dokumentacją.