Cześć!
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK
Jeżeli zarządzasz firmą albo odpowiadasz za finanse i operacje, to znasz ten moment: faktura przyszła, tylko… do kogo ona tak naprawdę należy? Kto ją zamawiał, kto ma ją opisać, kto zatwierdza, jaki koszt i z jakiego budżetu, kiedy płatność. W wielu firmach to właśnie ten etap zabiera najwięcej czasu i tworzy zatory, mimo że „na papierze” wszystko powinno iść szybko.
W KSeF jest funkcjonalność, która pomaga uporządkować ten bałagan już na wejściu. To „podmiot trzeci” (Podmiot3). W praktyce możesz o nim myśleć jak o dodatkowym adresacie faktury, dzięki któremu faktura nie jest tylko „dla firmy”, ale to nie jest jedyna możliwość. Podmiot3 umożliwia wskazanie, do którego miejsca w organizacji powinna trafić.
Co ważne z perspektywy planowania: Ministerstwo Finansów wskazuje, że od 1 lutego 2026 roku dla wszystkich faktur ustrukturyzowanych obowiązuje struktura FA(3). To jest ten wariant, w którym Podmiot3 i jego role są opisane bardzo konkretnie.
W tym materiale pokazuję:
jak zbudować prostą logikę „kto jest odpowiedzialny za fakturę” na bazie Podmiot3, jak opisać to w procedurach firmy oraz jak podejść do wdrożenia w praktyce z użyciem Symfonia eDokumenty, która oferuje elektroniczny obieg faktur z integracją z KSeF.
W KSeF faktura jest zapisana w ustandaryzowanej strukturze danych. Są w niej podstawowe strony transakcji (sprzedawca i nabywca), a dodatkowo może pojawić się właśnie Podmiot3, czyli podmiot trzeci związany z fakturą.
Najważniejsza informacja biznesowa: Podmiot3 jest dobrowolny. To oznacza, że faktura może być poprawna nawet bez niego, ale jeśli go wykorzystasz, zyskujesz dodatkowe dane do automatycznego kierowania faktur wewnątrz firmy.
Sens biznesowy: „dodatkowy adresat” w procesie
Podmiot3 możesz wykorzystać po to, żeby faktura od razu niosła informację:
„to jest koszt działu X”, „to dotyczy oddziału Y”, „to jest wydatek pracownika Z”, „za tę fakturę płaci inny podmiot”, „w sprawie płatności jest faktor”.
Z perspektywy organizacji to robi jedną kluczową rzecz: zmniejsza liczbę ręcznych kroków między momentem otrzymania faktury a przypisaniem jej do osoby odpowiedzialnej.
Ministerstwo Finansów opisuje, że w Podmiot3 można wskazać rolę podmiotu trzeciego. W podręczniku KSeF 2.0 znajdziesz przykładowo role takie jak „faktor”, „odbiorca” (gdy są dane jednostek wewnętrznych i oddziałów), czy „podmiot pierwotny”.
W praktyce dla firm najczęściej liczą się trzy scenariusze.
1) Przypisanie faktury do pracownika lub komórki organizacyjnej
To jest sedno całego tematu: podmiot trzeci w KSeF może pomóc tak oznaczyć fakturę, żeby system obiegu od razu przypisał ją do właściwej osoby lub zespołu.
Działają tu dwa typowe podejścia:
Pierwsze: przypisanie do jednostki lub oddziału. Wtedy kluczowa jest rola „odbiorca”, czyli sytuacja, gdy na fakturze pojawiają się dane jednostek wewnętrznych, oddziałów, wyodrębnionych w ramach nabywcy.
Drugie: przypisanie do konkretnego pracownika, szczególnie przy wydatkach pracowniczych (na przykład zakup usługi w imieniu firmy przez pracownika). W broszurze Ministerstwa Finansów dotyczącej FA(3) wskazano, że nowy wzór uwzględnia usprawnienia, a w praktyce właśnie takie elementy w strukturze są rozwijane na bazie konsultacji z rynkiem.
podmiot trzeci = szybciej przypiszesz fakturę z KSeF do pracownika, który jest odpowiedzialny za tę fakturę.
2) Scenariusz z płatnikiem lub faktorem
W większych firmach (albo w grupach kapitałowych) bywa tak, że faktura jest „dla spółki A”, ale płatność realizuje „spółka B”, albo pojawia się faktor. Wtedy Podmiot3 pozwala dołożyć informację, która ułatwia kontrolę płatności i rozliczeń.
Po co to zarządowi? Bo zmniejsza liczbę sytuacji typu:
„kto miał zapłacić”, „dlaczego to wisi”, „czy to już poszło”, „czy to w ogóle nasza płatność”.
3) Firmy wielooddziałowe i jeden numer identyfikacji podatkowej: jak uniknąć chaosu
Jeżeli masz wiele lokalizacji, działów albo jednostek na jednym numerze podatkowym, to bez dodatkowego oznaczania wszystkie faktury wyglądają „tak samo” – są dla tej samej firmy.
W takim modelu Podmiot3 działa jak praktyczna „naklejka logistyczna”:
faktura wchodzi, a system obiegu widzi, że dotyczy konkretnej jednostki i od razu kieruje ją do właściwego miejsca.
Tu bardzo pomaga też pojęcie identyfikatora wewnętrznego jednostki. W publicznych materiałach o KSeF pojawia się opis, że taki identyfikator składa się z numeru identyfikacji podatkowej i ciągu cyfr, i służy do rozróżniania oddziałów lub jednostek wewnętrznych.
Nie musisz tego znać technicznie. Ważne jest tylko to, że można zbudować prosty słownik: „oddział Kraków = taki identyfikator”, „dział logistyki = inny identyfikator”, a potem na tym oprzeć automatyczne przypisanie.
W większości firm zatory nie wynikają z tego, że ktoś nie umie zaksięgować faktury. Zatory wynikają z tego, że:
ktoś nie wie, do kogo należy faktura
ktoś boi się zatwierdzić, bo nie ma kompletu informacji
faktura krąży w mailach
faktura wpada do wspólnej „szuflady” i nikt nie czuje odpowiedzialności
a termin płatności biegnie
Podmiot3 zmniejsza liczbę tych sytuacji, bo od razu daje punkt zaczepienia:
kto jest odbiorcą w organizacji, kto jest odpowiedzialny, do jakiej jednostki to przypisać.
I teraz najważniejsze: jeśli połączysz to z systemem obiegu faktur, to efektem nie jest „ładniejszy opis faktury”, tylko mniej pracy ręcznej i mniej opóźnień.
Poniższe kroki możesz skopiować do wewnętrznej procedury. Są napisane tak, żeby były zrozumiałe także dla osób spoza księgowości.
Krok 1. Ustal role i odpowiedzialności
Zdefiniuj, kto w firmie jest „właścicielem faktury” na wejściu.
Właściciel faktury to osoba, która odpowiada za opis: czego dotyczy koszt, czy to było zamówione, czy jest zgodne z umową, kto akceptuje.
Krok 2. Ustal standard oznaczania Podmiot3
Podejmij decyzję, co oznaczacie w Podmiot3 i w jakiej logice:
czy zawsze wskazujecie jednostkę, czy czasem konkretną osobę, jak postępujecie przy wydatkach pracowniczych, co robicie przy faktoringu lub płatniku.
Krok 3. Zbuduj mapowanie na strukturę organizacyjną
Stwórz prostą tabelę:
jednostka lub dział → grupa osób, które mają otrzymywać faktury → osoba akceptująca → osoba zastępująca.
Krok 4. Ustal zasady akceptacji i progi
Określ, kto zatwierdza fakturę w zależności od:
kwoty, rodzaju wydatku, projektu, budżetu.
Krok 5. Ustal zasady opisu kosztu i podziału na ośrodki kosztów
Zdecyduj, kto wpisuje informację o ośrodku kosztów, projekcie lub budżecie.
Najczęściej robi to właściciel faktury, bo zna kontekst.
Krok 6. Ustal sposób kontroli terminów płatności
Wprowadź jasny standard:
ile czasu ma właściciel faktury na opis, ile czasu ma akceptujący na decyzję, kiedy uruchamiacie przypomnienie i eskalację.
Krok 7. Ustal zasady archiwizacji i śladu akceptacji
Opisz, gdzie i jak przechowujecie:
fakturę, opis, decyzję akceptacji, uzasadnienie wyjątków.
To jest ważne w razie kontroli lub sporu.
Krok 8. Ustal obsługę wyjątków
Przykładowe wyjątki:
faktura przyszła do złej jednostki, faktura jest duplikatem, jest korekta, zmieniła się osoba odpowiedzialna, brakuje zamówienia, dostawca źle opisał odbiorcę.
Krok 9. Wprowadź prosty sposób wdrażania nowych osób
Nowa osoba w roli właściciela faktury powinna dostać:
instrukcję, przykłady, listę typowych błędów, krótkie szkolenie.
Krok 10. Ustal mierniki skuteczności
Najlepsze mierniki są proste:
czas od otrzymania faktury do przypisania właściciela
czas od przypisania do akceptacji
odsetek faktur, które nie mają właściciela po jednym dniu roboczym
odsetek faktur zatwierdzanych po terminie wewnętrznym
odsetek faktur opłaconych po terminie
Symfonia eDokumenty jest opisywana jako rozwiązanie, które pozwala wdrożyć elektroniczny obieg faktur zakupowych z integracją z KSeF, w tym pobieranie faktur z KSeF do obiegu.
W dokumentacji Symfonii znajdziesz również materiały dotyczące automatyzacji pobierania faktur (czyli ograniczania ręcznych kroków przy pobieraniu).
Najprostszy, zrozumiały dla zarządu model wygląda tak:
1) Odbiór z KSeF
Faktury są pobierane z KSeF do środowiska firmy (zgodnie z konfiguracją i uprawnieniami).
2) Rejestracja
Faktura pojawia się w systemie obiegu jako dokument do obsługi, z podstawowymi danymi.
3) Przypisanie do osoby lub jednostki
Tu wchodzi Podmiot3. Na jego podstawie system może uruchomić regułę:
„jeżeli odbiorca to oddział A, to właścicielem faktury jest osoba lub grupa w oddziale A”.
4) Akceptacje
Faktura trafia do akceptujących według progów i zasad.
5) Księgowanie
Po akceptacji dokument może zostać przekazany do księgowania z kompletem informacji.
Przykład organizacyjny: 5 działów i 30 osób akceptujących
Wyobraź sobie firmę, w której faktury trafiają do pięciu działów: produkcja, logistyka, sprzedaż, administracja, usługi serwisowe. W każdym dziale jest kilka osób, które mogą akceptować koszty.
Bez Podmiot3: wszystko wpada do jednej kolejki, a ktoś musi ręcznie rozsyłać.
Z Podmiot3: dostawca wpisuje odbiorcę jako konkretną jednostkę – konkretny dział, a system obiegu przypisuje fakturę do właściwej grupy już na wejściu. Wtedy akceptacja zaczyna się od razu, bez ręcznego sortowania.
Przykład 1: spadek czasu przypisania właściciela faktury
Przed: średnio 1–2 dni robocze od otrzymania faktury do ustalenia, kto ma ją opisać, bo faktury trafiały do wspólnej skrzynki.
Po: po wdrożeniu Podmiot3 jako dodatkowego adresata i reguł przypisania, właściciel faktury jest wskazywany w ciągu 2–4 godzin w dni robocze.
Efekt: mniej faktur „na ostatnią chwilę”, łatwiejsze planowanie płatności.
Przykład 2: mniej opóźnień w akceptacji i płatnościach
Przed: około 15 procent faktur było akceptowanych po wewnętrznym terminie, co kończyło się opóźnieniami płatności lub nerwowymi przyspieszeniami.
Po: po uporządkowaniu przypisań i eskalacji, odsetek spadł do około 5 procent.
Efekt: stabilniejsze terminy i mniej kosztów „gaszenia pożarów”.
Lista wdrożeniowa
Mini-glosariusz
1) Czy Podmiot3 jest obowiązkowy na fakturze?
Nie. To element dobrowolny. Faktura może być poprawna bez niego, ale Podmiot3 daje dodatkową informację do automatycznego kierowania dokumentu w firmie.
2) Kto wpisuje Podmiot3 na fakturze?
W praktyce robi to wystawca faktury (dostawca). Dlatego warto ustalić z kluczowymi dostawcami zasady oznaczania odbiorcy lub jednostki.
3) Czy Podmiot3 pomoże w firmie z kilkoma oddziałami?
Tak, to jedno z najlepszych zastosowań. Dzięki roli „odbiorca” można wskazać jednostkę wewnętrzną lub oddział, a system obiegu może na tej podstawie przypisać fakturę.
4) Czy Podmiot3 może wskazywać osobę odpowiedzialną?
W wielu firmach tak się to właśnie wykorzystuje: jako wskazanie osoby lub zespołu, który ma przejąć fakturę do opisu i akceptacji.
5) Jakie zmiany są istotne od 1 lutego 2026 roku?
Ministerstwo Finansów wskazuje, że od 1 lutego 2026 roku stosuje się wyłącznie strukturę FA(3) dla faktur ustrukturyzowanych.
6) Czy Symfonia eDokumenty wspiera obieg faktur z KSeF?
Symfonia umożliwia pobieranie faktur ustrukturyzowanych i ich rozdzielenie między poszczególne osoby odpowiedzialne.
7) Co jeśli dostawca źle oznaczy odbiorcę?
W procedurze musisz mieć „ścieżkę naprawczą”: możliwość zmiany przypisania i ponownego uruchomienia reguł przypisania w obiegu, zamiast ręcznego przerzucania mailami.
8) Jak nie przesadzić z komplikowaniem reguł?
Zacznij od dwóch lub trzech najważniejszych reguł: oddział, dział, wydatki pracownicze. Dopiero po miesiącu lub dwóch rozbudowuj o kolejne przypadki.
Ważna uwaga formalna
Ten materiał ma charakter organizacyjny i procesowy. Nie jest poradą prawną. Zasady należy dopasować do realiów firmy, umów z dostawcami i do przyjętego modelu zarządzania dostępami oraz odpowiedzialności.
Podmiot trzeci w KSeF (Podmiot3) to praktyczny sposób na to, żeby faktury nie wpadały do „wspólnej skrzynki”, tylko od razu trafiały do właściwej osoby lub jednostki. To skraca czas obiegu, zmniejsza liczbę wyjątków i poprawia kontrolę terminów płatności. Od 1 lutego 2026 roku Ministerstwo Finansów wskazuje stosowanie struktury FA(3) dla faktur ustrukturyzowanych, dlatego to dobry moment, żeby uporządkować wewnętrzne zasady. Symfonia eDokumenty może w tym pomóc, bo oferuje elektroniczny obieg faktur z integracją z KSeF i funkcje pobierania faktur do obiegu.
Jeżeli chcesz podejść do tego bez ryzyka, najrozsądniejszy pierwszy krok to krótki audyt obiegu faktur: mapowanie jednostek i odpowiedzialności, zasady dostępu, reguły przypisania oraz testy na rzeczywistych fakturach. Wdrożenie powinno obejmować właśnie mapowanie, uprawnienia i testy scenariuszy, żeby Podmiot3 realnie skrócił proces, a nie stał się kolejnym „polem do wypełniania”.
Skontaktuj się z nami!
W zespole ZoriusPro zajmuję się obsługą nowych klientów.
