Obsługa certyfikatów będzie możliwa wyłącznie w API KSeF 2.0 – wersja 1.0 nie oferuje takiej funkcji.
Cześć!
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAKKrajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma elektroniczna wprowadzona przez Ministerstwo Finansów w Polsce, której celem jest uproszczenie procesu wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w formacie cyfrowym. Od 1 lutego 2026 / 1 kwietnia 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorstw, w tym również dla przedsiębiorstw budowlanych i dużych firm budowlanych. To ważna zmiana dla całego rynku budownictwa, ponieważ branża budowlana musi zmierzyć się z coraz większą liczbą transakcji oraz skomplikowaną strukturą rozliczeń przy realizacji projektów budowlanych i inwestycji budowlanych.
Wdrożenie KSeF wpisuje się w cyfryzację i takie trendy jak modelowanie informacji o budynku (BIM), cyfrowy projekt budowlany, a także wykorzystanie nowych technologii, w tym rzeczywistości rozszerzonej, rzeczywistości wirtualnej, sztucznej inteligencji (AI) czy nawet druku 3D w procesach projektowych.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Pobierz bezpłatnego e-booka: https://zorius.pl/ebook-ksef/
Wiele firm budowlanych obsługuje jednocześnie liczne inwestycje budowlane związane z infrastrukturą czy mieszkaniami. Integracja KSeF z systemami ERP i programami do zarządzania realizacją projektów budowlanych bywa wyzwaniem, zwłaszcza przy dużych inwestycjach i wrażliwości na zmiany koniunktury budowlanej.
Sektor budowlany cechuje się skomplikowaną strukturą kontraktów. W przypadku segmentów rynku budownictwa, takich jak budownictwo mieszkaniowe czy zrównoważonego budownictwa, konieczne jest dostosowanie procedur rozliczeń.
Wdrożenie KSeF oznacza potrzebę szkoleń, nie tylko dla zespołów księgowych, lecz także dla dostawców i partnerów, takich jak hurtownie budowlane, które odpowiadają za materiały budowlane dostarczane na plac budowy.
Firmy powinny przeanalizować, które procedury księgowe wymagają dostosowania. Dla przedsiębiorstw budowlanych to szansa na weryfikację, jak zmienia się wartość rynku budowlanego oraz jakie są koszty związane z obsługą materiałów budowlanych różnej jakości.
Warto współpracować z dostawcami systemów obsługujących realizację inwestycji i zgodnych z KSeF. Dla firm to również okazja, aby wdrażać innowacje jak innowacyjne finansowanie projektów czy integrację z narzędziami do zarządzania cyfrowym projektem budowlanym.
Regularne szkolenia zwiększą kompetencje w zakresie obsługi KSeF. To ważne także w kontekście forum budowlanego, gdzie firmy budowlane sygnalizują potrzebę wymiany wiedzy i dobrych praktyk.
Pilotaż warto prowadzić na projektach budowlanych finansowanych ze środków unijnych lub krajowych. W ten sposób łatwo wyłapać błędy i zmniejszyć trudności firm budowlanych na etapie pełnego wdrożenia.
Wdrożenie KSeF powinno uwzględniać także integrację z narzędziami wspierającymi zrównoważony rozwój, raportowanie cen i kontrolę cen materiałów budowlanych.
Zwiększona transparentność
Dzięki centralizacji faktur łatwiej kontrolować koszty, analizować dane i raportować. To szczególnie ważne, bo dla ryneku budowlanego największymi wyzwaniami pozostają wysokie koszty materiałów i wahania cen materiałów budowlanych.
Automatyzacja i oszczędność czasu
System ogranicza ręczne wprowadzanie danych. Dla firm budowlanych jest to narzędzie szczególnie przydatne, bo automatyzacja wspiera także zarządzanie sprzętem, takim jak koparki, spychacze, ładowarki kołowe, wywrotki czy walce.
Zmniejszenie ryzyka finansowego
Dzięki walidacji faktur zmniejsza się ryzyko błędów podatkowych, co wspiera stabilność i rozwój. Sektor budowlany przechodzi właśnie cyfrową transformację, która wzmacnia odporność w trudniejszych czasach.
Obsługa certyfikatów będzie możliwa wyłącznie w API KSeF 2.0 – wersja 1.0 nie oferuje takiej funkcji.
Tak. Certyfikat wydany na spółkę nie jest przypisany do konkretnej osoby, więc można go przekazać wybranym pracownikom. Spółka odpowiada jednak za ich rejestrację, kontrolę, udostępnianie oraz ewentualne unieważnianie.
Rolnik będący czynnym podatnikiem VAT, który sprzedaje plony firmom i wystawia faktury od 50 tys. zł wzwyż, będzie zobowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 kwietnia 2026 roku.
Wdrożenie systemu w nowej architekturze KSeF 2.0 wiąże się z koniecznością dostosowania dostępnych na rynku programów księgowych. Nowa wersja systemu wprowadza szereg dodatkowych funkcji, takich jak tryb offline24, możliwość dołączania załączników do faktur oraz certyfikaty KSeF. Ponadto, ze względu na wymagania rynku, obowiązkowe stanie się korzystanie z nowej wersji struktury logicznej e-Faktury – FA(3), która jest już dostępna na ePUAP. Ministerstwo Finansów, na podstawie audytu IT, zdecydowało się na stworzenie nowej architektury KSeF 2.0, jednak stara się, aby zmiany dla integratorów nie były radykalne.
Od 1 listopada 2025 r. wniosek o certyfikat KSeF będzie można złożyć w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Bez dodatkowych warunków mogą go uzyskać osoby fizyczne wskazane w ZAW-FA, osoby z uprawnieniami właścicielskimi oraz firmy posiadające uprawnienia właścicielskie i pieczęć kwalifikowaną.
Ponowne nadanie uprawnień w MCU będzie konieczne, jeśli osoba fizyczna nie została uprawniona w KSeF 1.0 na podstawie ZAW-FA do 31 października 2025 r. albo jeśli podmiot uzyskał uprawnienia do KSeF przed tą datą. Po ich ponownym nadaniu będzie można złożyć wniosek o certyfikat.
Wniosek wymaga uwierzytelnienia w KSeF, np. podpisem zaufanym, kwalifikowanym lub pieczęcią. Osoba lub podmiot posiadający ważny certyfikat może również wnioskować o kolejne.
Nie. Certyfikat KSeF jest osobistym elektronicznym potwierdzeniem tożsamości i zawiera dane osoby lub podmiotu, który go uzyskał. Jeśli został pobrany na Ciebie jako osobę prowadzącą jednoosobową działalność, możesz korzystać z niego wyłącznie Ty. Aby księgowa miała dostęp do faktur, należy nadać jej uprawnienia w inny sposób.
Lekarz, którego miesięczna łączna wartość sprzedaży z wystawionych faktur przekracza 10 000 zł, będzie zobowiązany do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) od 1 kwietnia 2026 roku. Przepisy przejściowe pozwalają do końca 2026 roku na wystawianie faktur poza KSeF dla przedsiębiorców, których miesięczna sprzedaż z faktur nie przekracza 10 000 zł.
Ministerstwo Finansów prowadzi prace nad aktualizacją narzędzi wykorzystywanych przez przedsiębiorców, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF oraz e-mikrofirma, aby były zgodne z nową architekturą systemu KSeF 2.0. W listopadzie 2025 roku planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, dostosowanej do wymagań nowego systemu.