Cześć!
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK 
W wielu firmach problem z wydatkami pracowniczymi nie zaczyna się na etapie księgowania. Zaczyna się dużo wcześniej, kiedy do organizacji trafia faktura, ale brakuje do niej najważniejszego kontekstu. Nie wiadomo, kto zrobił zakup, czego dotyczył koszt, czy został opłacony kartą firmową, czy prywatnie przez pracownika. W praktyce oznacza to dodatkowe telefony, maile, opóźnienia i niepotrzebne zaangażowanie działu finansowego. Symfonia eDokumenty odpowiada na ten problem aplikacją Wydatki pracownicze, która porządkuje cały proces od momentu zakupu aż do rozliczenia.
Wraz z cyfryzacją obiegu faktur i rosnącym znaczeniem KSeF firmy zyskują szybszy dostęp do dokumentów, ale sam dokument nie daje jeszcze pełnej informacji biznesowej. Faktura może pojawić się w systemie bez wskazania osoby odpowiedzialnej za zakup, bez celu wydatku i bez informacji o sposobie płatności. To właśnie ten brak kontekstu powoduje, że rozliczenia się przeciągają, a księgowość i pracownicy wracają wielokrotnie do tych samych tematów. Symfonia wskazuje wprost, że KSeF cyfryzuje obieg faktur, ale nie dostarcza kontekstu wydatku, przez co rosną opóźnienia i liczba dodatkowych pytań.
W praktyce organizacje najczęściej zmagają się z czterema sytuacjami. Po pierwsze, nie wiadomo, czyja jest dana faktura i do którego pracownika lub działu należy przypisać koszt. Po drugie, rozliczenia trwają zbyt długo, nawet gdy mówimy o niewielkich kwotach. Po trzecie, przepływ informacji między pracownikami a księgowością jest utrudniony, bo te same dane trzeba ustalać kilka razy. Po czwarte, sama faktura nie pokazuje jasno, czy zakup został sfinansowany środkami prywatnymi pracownika czy firmową kartą. Te problemy zostały wskazane bezpośrednio na stronie rozwiązania Symfonii.
Najważniejsza zmiana polega na tym, że wydatek można zarejestrować od razu po zakupie, również z poziomu aplikacji mobilnej. Dzięki temu informacja o koszcie trafia do systemu natychmiast, a dział finansowy od razu widzi, kto dokonał zakupu, gdzie i za jaką kwotę. Co istotne, wydatek można dodać nawet wtedy, gdy pracownik nie ma jeszcze faktury albo numeru dokumentu.
Podczas rejestracji pracownik uzupełnia dane potrzebne do prawidłowego rozliczenia. System może obejmować informacje o sprzedawcy, dacie zakupu, kwocie brutto, walucie i formie płatności. Można też oznaczyć, czy koszt został pokryty prywatnie, czy z użyciem firmowej karty, dodać numer faktury, określić cel zakupu i załączyć potwierdzenie transakcji. To sprawia, że księgowość nie musi wracać po brakujące informacje i ręcznie odtwarzać historii wydatku.
Z punktu widzenia zarządu i finansów największą wartością jest przejrzystość. Każdy wydatek ma właściciela, cel i sposób płatności, więc łatwiej przypisać koszt do konkretnej osoby, działu albo procesu. Dla księgowości oznacza to mniej pracy operacyjnej i mniej ręcznego wyjaśniania dokumentów. Dla menedżerów to szybszy dostęp do danych, które naprawdę pomagają kontrolować budżet. Symfonia podkreśla, że aplikacja daje pełną przejrzystość wydatków, oszczędność czasu zespołów finansowych, szybsze rozliczenia oraz lepsze raportowanie.
Warto zwrócić uwagę także na raportowanie. System umożliwia filtrowanie wydatków między innymi według pracownika, czasu, statusu, kwoty czy waluty. Dane można eksportować do pliku XLS, co ułatwia dalszą analizę, przygotowanie raportów dla controllingu albo zestawień dla zarządu. Dodatkowo dostępne są podsumowania kwotowe oraz historia zmian.
Jedną z najmocniejszych funkcji rozwiązania jest inteligentne dopasowanie wydatków do faktur z KSeF obsługiwanych w aplikacji Faktury Zakupu. System dopasowuje dokumenty na podstawie takich danych jak sprzedawca, data zakupu, kwota i waluta. Dzięki temu można szybko ustalić, kto odpowiada za dany koszt, nawet wtedy, gdy sama faktura nie zawiera takiej informacji. Powiązanie może odbywać się zarówno od strony wydatku, jak i od strony faktury.
To rozwiązanie ma duże znaczenie praktyczne. Znika problem anonimowych faktur, które trafiają do firmy i blokują rozliczenie, bo nikt nie wie, do kogo należą. Zamiast ręcznego dochodzenia, system sam porządkuje część pracy i pozwala szybciej przejść do dalszego etapu rozliczeń.
Administratorem Twoich danych osobowych jest ZoriusPro Sp. z o.o. Dane podane w formularzu przetwarzamy w celu obsługi Twojej wiadomości i kontaktu w związku z jej treścią. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy Twoje zapytanie dotyczy oferty lub zawarcia umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy kontakt dotyczy innej sprawy. Więcej informacji o zasadach przetwarzania danych znajdziesz w Polityce prywatności.
Symfonia eDokumenty wspiera również automatyczne mapowanie danych na fakturę. Oznacza to, że informacje wprowadzone wcześniej przez pracownika przy rejestracji wydatku są wykorzystywane podczas pracy z fakturą. Księgowość nie musi drugi raz przepisywać tych samych danych, a to ogranicza ryzyko błędów i przyspiesza cały proces. W firmach, które miesięcznie rozliczają większą liczbę drobnych kosztów, taki mechanizm przekłada się po prostu na realną oszczędność czasu.
W większych organizacjach liczy się nie tylko szybkość, ale też kontrola dostępu. Aplikacja pozwala przypisywać role i uprawnienia, tak aby każdy użytkownik widział tylko te informacje, które są mu potrzebne. To ważne zarówno z punktu widzenia bezpieczeństwa danych, jak i uporządkowania pracy między działami. Symfonia wskazuje również, że rozwiązanie współpracuje z aplikacjami Faktury Zakupu oraz Płatności, wspierając spójny proces rozliczeń w całej organizacji.
Dla firm, które chcą pójść krok dalej, Symfonia przewiduje integrację aplikacji Wydatki pracownicze z modułem Symfonia KSeF Plus. Taki konektor umożliwia wymianę danych między platformą KSeF a systemem do wystawiania, księgowania i obiegu faktur. Według producenta pozwala to między innymi automatycznie wysyłać i pobierać pliki XML, monitorować statusy faktur oraz zarządzać uprawnieniami do obsługi dokumentów pobranych z KSeF. Pełna obsługa KSeF w Symfonia eDokumenty wymaga właśnie modułu Symfonia KSeF Plus.
Aplikacja dobrze sprawdzi się wszędzie tam, gdzie pracownicy regularnie dokonują zakupów służbowych. Dotyczy to firm handlowych, usługowych, organizacji z rozproszonym zespołem, spółek z kilkoma działami kosztowymi, a także przedsiębiorstw, które chcą przygotować się do pracy w modelu mocno opartym o KSeF. To rozwiązanie dla firm, które nie chcą już tracić czasu na ustalanie, czyja jest faktura i jak należy ją rozliczyć.
Wydatki pracownicze w Symfonia eDokumenty to nie tylko wygodna rejestracja kosztów. To przede wszystkim sposób na uporządkowanie odpowiedzialności, przyspieszenie rozliczeń i odciążenie księgowości z pracy, która nie wnosi wartości. Gdy każda faktura ma od razu przypisanego właściciela, cel i formę płatności, firma działa sprawniej, a zarząd szybciej dostaje dane potrzebne do kontroli kosztów. W praktyce oznacza to mniej chaosu operacyjnego i większą kontrolę nad finansami firmy.
W zespole ZoriusPro zajmuję się obsługą nowych klientów.
