Cześć!
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAKJednym z obszarów, który realnie wpływa na efektywność i przejrzystość procesów w firmie, jest cyfrowy obieg dokumentów. Jako ZoriusPro – eksperci od wdrożeń Symfonii oraz doradztwa i audytu w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – pokazujemy, jak wygląda integracja KSeF dla przedsiębiorstw i jak połączyć zaawansowaną obsługę KSeF z elektronicznym obiegiem dokumentów. Oferujemy kompleksowe rozwiązanie, które umożliwia wystawianie faktur elektronicznych i wymianę dokumentów poprzez system KSeF, z zachowaniem zgodności z prawem i pełną integracją z istniejącymi systemami informatycznymi przedsiębiorców. Dzięki temu możesz korzystać z pełnej funkcjonalności Symfonia KSeF i Symfonia Obieg Dokumentów bez zmiany swojego obecnego oprogramowania.
Niezależnie od branży, Symfonia KSeF integruje się z systemami ERP, finansowymi, handlowymi i branżowymi rozwiązaniami do fakturowania. Nasz zespół prowadzi projekt w ścisłej współpracy z klientem, aby KSeF integracja odzwierciedlała specyfikę firmy i procesów. W efekcie system KSeF działa w tle, a użytkownik pracuje w znanym interfejsie. W scenariuszu integracji z ERP możliwe jest automatyczne przesyłanie faktur z systemu do Symfonia KSeF, co upraszcza obieg faktury, eliminuje podwójne wprowadzanie danych i redukuje ryzyko błędów. Dodatkowo zapewniamy automatyczne odbieranie faktur z platformy KSeF oraz ich przetwarzanie w Twoim systemie finansowym, co pomaga uporządkować proces przygotowania faktur i późniejsze rozliczenia.
W ramach integracji proponujemy również naszą uniwersalną aplikację do Obiegu Dokumentów Symfonia, która natywnie uzupełnia cały proces – od rejestracji i akceptacji dokumentów, przez przechowywanie faktur, po raportowanie – zapraszamy do darmowej konsultacji.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Pobierz bezpłatnego e-booka: https://zorius.pl/ebook-ksef/
Krajowy system faktur i krajowy system e-faktur porządkuje wystawianie i odbiór dokumentów w jednolitym standardzie. Każda faktura ustrukturyzowana jest przesyłana poprzez system KSeF w formacie zgodnym ze schemą, a następnie system nadaje jej KSeF ID i generuje Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO). Dopiero wtedy KSeF uznaje fakturę za dostarczoną. W praktyce oznacza to koniec niepewności co do statusu dokumentu i jasne ramy KSeF dla rozliczeń.
KSeF – korzyści w firmie widać od razu:
Integracja oprogramowania z KSeF pozwala zarządzać całym cyklem dokumentów w jednym środowisku. Faktury elektroniczne wystawione i odebrane są indeksowane, łatwe do wyszukania, a ich status można śledzić w czasie rzeczywistym (w tym powiadomienia mailowe). Centralizacja ułatwia audyty, kontrole i współpracę między działami oraz z biurem rachunkowym. Z perspektywy zarządczej to jednolite ramy systemu KSeF i większa kontrola nad datami wystawiania faktur, terminami płatności i zgodnością danych.
Elektroniczny obieg w Symfonii kieruje zlecenia wystawiania faktur do właściwych osób, wspiera weryfikację, akceptację i księgowanie. Znika potrzeba druku i ręcznego przekazywania dokumentów, a faktury papierowe oraz „KSeF faktury papierowe” odchodzą w cień na rzecz elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Proces staje się transparentny, a opóźnienia w płatnościach są redukowane dzięki integracji z płatnościami i harmonogramami.
Integracja realizowana jest przez API KSeF 2.0 (czyli api KSeF), które wymienia dane o kontrahentach, pozycjach towarowych/usługowych, terminach i płatnościach, a także przekazuje dokumenty do platformy KSeF. Zapewnia to spójność między Twoim systemem księgowym i systemem finansowym a KSeF. W ramach KSeF – autoryzacja korzystamy z uprawnień podatnik KSeF i użytkownik systemu KSeF, obsługujemy token KSeF, certyfikaty oraz przypisanie ról.
Użytkownik tworzy dokument w swoim programie (to faktury sprzedaży wystawia podatnik – to nie KSeF wystawia fakturę, co bywa mylone). System wykonuje wysłanie faktury do KSeF, następuje przekazywanie systemowi KSeF odpowiedniego pliku w formacie faktury ustrukturyzowanej. System KSeF umożliwia nadanie numeru, wykonuje weryfikacje i zwraca UPO. Od tej chwili faktura zostanie formalnie uznana; masz dowód doręczenia i pewność, że dokument znajduje się „KSeF wszystkie faktury” w centralnym rejestrze.
Po stronie zakupów KSeF pobiera fakturę od kontrahenta i zwraca ją integracji; w Symfonii widzisz ksef faktury zaimportowane, a workflow kieruje je do właściwych osób. Dzięki temu możliwość wystawiania faktur po stronie sprzedaży i otrzymywanie faktur po stronie zakupów jest domknięte jednym procesem.
W praktyce wspieramy też narzędzia używane przez zespoły, m.in. aplikacja Symfonia KSeF, aplikacja podatnika KSeF, a w razie potrzeby integracje z rozwiązaniami takimi jak SaldeoSMART czy systemy Kamsoft. Jeśli korzystasz z EDI, wyjaśniamy różnice KSeF a EDI; w sektorze publicznym doradzamy relację KSeF a PEF. Dzięki temu dostosowanie systemu informatycznego jest kompletne, a Twoje systemy informatyczne przedsiębiorców działają zgodnie z aktualną wersją systemu KSeF.
Po wdrożeniu firmy obserwują skrócenie czasu obiegu i księgowania, mniej korekt i szybszą wymianę danych z partnerami. Obowiązek wystawiania faktur w standardzie ustrukturyzowanym przestaje być obciążeniem, a staje się dźwignią do optymalizacji. Znika koszt druku i składowania, a dobrowolne wystawianie faktur poza KSeF (tam, gdzie nadal dopuszczalne) ma wyraźne reguły. Dla zarządów ważne jest też, że system KSeF ma przejrzyste statusy i ułatwia raportowanie, a ksef należy traktować jako centralny system faktur w firmie.
KSeF – zasady określają, kiedy dokument jest skutecznie doręczony (UPO), jak wygląda proces wystawiania oraz jakie są ramy KSeF dla korekt czy duplikatów. KSeF – wyzwania dotyczą najczęściej dostosowania systemu i mapowania danych; tu wspieramy KSeF krok po kroku – od analizy przez testy po produkcję. KSeF – bezpieczeństwo to szyfrowanie transmisji, kontrola ról i jasna ścieżka, która mówi, kiedy i jakie faktury walidujące przechodzą przez bramkę. Jeśli chodzi o kalendarz i krajowy system w roku wdrożenia, planujemy migrację tak, by wejście KSeF faktury do obiegu nie paraliżowało sprzedaży.
Obok faktur możesz w tym samym środowisku obsłużyć płatności, projektowanie i ewidencję umów, delegacje krajowe i zagraniczne, wnioski zakupowe, projekty i budżetowanie oraz korespondencję przychodzącą i wychodzącą, a także archiwizację dokumentów i poczty email. W dużych organizacjach i sieciach oddziałów to często element krytyczny, bo spina systemy informatyczne i przyspiesza decyzje.
Dzięki integracji Twojego oprogramowania z KSeF oraz systemem obiegu dokumentów, osiągasz skrócenie czasu przetwarzania dokumentów i faktur, redukcję kosztów związanych z drukiem i archiwizacją, oraz zwiększenie efektywności pracy poprzez szybki dostęp do dokumentów. To kompleksowe rozwiązanie, które wspiera efektywne zarządzanie dokumentacją oraz przyczynia się do osiągnięcia lepszych wyników operacyjnych i kosztowych dla Twojej firmy. Poza podstawowymi funkcjonalnościami Obiegu Dokumentów możesz skorzystać z wielu przydatnych funkcjonalności takich jak:
ZoriusPro zapewnia pełne wsparcie: od analizy i wdrożenia krajowego systemu w Twoim środowisku, przez konfigurację integracji z API KSeF 2.0, po testy, szkolenia i utrzymanie. W trakcie projektu dbamy o KSeF – autoryzacja (uprawnienia, token KSeF), o zgodność z aktualnymi wymaganiami Ministerstwo Finansów, a w eksploatacji monitorujemy zmiany i aktualizujemy rozwiązanie. Symfonia KSeF jest stale rozwijana, dlatego system KSeF został u nas ujęty w cyklu ciągłych aktualizacji – gdy zmieniają się ramy systemu KSeF, Twoja firma jest na to przygotowana.
Naszym celem jest zapewnienie, że faktury sprzedaży i zakupowe są wystawiane oraz rejestrowane poprawnie, że dotyczące wystawiania faktur reguły są spełnione, a faktury posiadające KSeF mają pełny ślad audytowy. Jeśli współpracujesz z zewnętrznym biurem rachunkowym, integrujemy proces i role tak, aby systemowi KSeF odpowiednie dane były przekazywane w terminie, a faktury wystawione i KSeF faktury zaimportowane miały spójny status.
Jeśli interesuje Cię integracja KSeF w Twojej firmie i chcesz poznać KSeF – korzyści w Twoim kontekście, skontaktuj się z nami. Podczas bezpłatnej rozmowy ocenimy gotowość systemów, pokażemy KSeF krok po kroku i zaproponujemy plan, który obejmuje dostosowanie systemu informatycznego, konfigurację ról, testy z realnymi danymi oraz uruchomienie produkcyjne. Wyjaśnimy również relacje KSeF a EDI i KSeF a PEF, aby cały łańcuch dokumentów – od wystawianiu faktur po przekazywanie systemowi KSeF – był spójny i zrozumiały.
Sprawdź, czy jesteś gotowy/gotowa na KSeF – zapraszamy do darmowej konsultacji. Dzięki temu Twoje procesy przejdą płynnie do standardu obowiązkowe e-fakturowanie, a aplikacja Symfonia KSeF i Twój system księgowy będą działać w jednym, nowoczesnym ekosystemie.
