Cześć!
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK
Składanie e-sprawozdań finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) za pośrednictwem systemu eKRS to obowiązek, który spoczywa na wielu przedsiębiorcach i organizacjach. Coraz częściej jednak podatnicy napotykają na tzw. błąd krytyczny, który uniemożliwia poprawne złożenie dokumentu. Tego typu problem może wynikać z nieprawidłowości formalnych, technicznych lub związanych z podpisem kwalifikowanym. W niniejszym artykule wyjaśniamy, czym jest błąd krytyczny RDF, jak go zidentyfikować, jakie są jego najczęstsze przyczyny i – co najważniejsze – jak go naprawić. Dowiesz się także, jak uniknąć takich błędów w przyszłości i jakie konsekwencje grożą za niezłożenie sprawozdania w terminie.
Błąd krytyczny RDF to komunikat, który pojawia się w systemie eKRS w momencie próby złożenia elektronicznego sprawozdania finansowego. Oznacza on, że dokument nie został zapisany w repozytorium z powodu poważnej niezgodności, która uniemożliwia jego przyjęcie. W praktyce oznacza to, że złożenie sprawozdania nie zostało zakończone i nie spełniłeś obowiązku sprawozdawczego wobec KRS.
Błąd ten nie zawsze jest szczegółowo opisany w komunikacie, co dodatkowo komplikuje sprawę. Może odnosić się do kwestii technicznych (np. błędny format pliku XML), formalnych (np. brak podpisu kwalifikowanego) lub problemów związanych z błędami walidacji sprawozdania finansowego.
Wśród najczęstszych błędów krytycznych RDF można wymienić:
Rozpoznanie typu błędu często wymaga analizy komunikatu zwrotnego z systemu eKRS oraz weryfikacji struktury samego dokumentu. W razie trudności warto skorzystać z pomocy technicznej eKRS.
Pierwszym krokiem jest dokładna analiza komunikatu błędu – jeśli pojawia się informacja o niezgodności formatu, należy ponownie wygenerować dokument, upewniając się, że spełnia wszystkie wymogi techniczne RDF.
Następnie warto sprawdzić, czy podpis kwalifikowany został prawidłowo dodany. W przypadku wątpliwości, należy użyć specjalistycznego oprogramowania do weryfikacji podpisu lub skonsultować się z jego wystawcą.
Jeśli problemem jest walidacja sprawozdania, warto skorzystać z narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów lub komercyjnych aplikacji do sprawdzania poprawności pliku XML. Pomocne mogą być także fora księgowe lub kontakt z pomocą techniczną eKRS.
W przypadku powtarzających się problemów, nie wahaj się złożyć zapytania przez formularz kontaktowy na stronie eKRS lub zadzwonić na infolinię KRS. Zbyt długie zwlekanie może bowiem prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.
Niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie – niezależnie od przyczyny – jest traktowane jako naruszenie obowiązków ustawowych. W skrajnych przypadkach może skutkować nałożeniem grzywny na członków zarządu, a nawet wszczęciem postępowania przymuszającego przez sąd rejestrowy.
Kary finansowe mogą wynosić nawet kilkanaście tysięcy złotych, a ich wysokość zależy od stopnia przewinienia oraz liczby dni opóźnienia. Warto pamiętać, że nawet jeśli próbowałeś złożyć sprawozdanie, ale nie zostało ono zapisane w repozytorium z powodu błędu krytycznego – z punktu widzenia prawa obowiązek nie został wypełniony.
Konsekwencją mogą być również trudności z uzyskaniem finansowania, zawarciem umów handlowych czy utratą wiarygodności wobec kontrahentów.
Aby ograniczyć ryzyko błędów krytycznych przy składaniu sprawozdań, warto:
Warto też przechowywać potwierdzenia wszystkich operacji związanych z przesłaniem dokumentów. W razie problemów technicznych stanowią one dowód dobrej woli i mogą ułatwić uniknięcie kar.
Na koniec pamiętaj, że nawet najlepsi księgowi czy specjaliści IT mogą popełnić błąd. Kluczowe jest szybkie działanie i korzystanie z dostępnych narzędzi oraz pomocy technicznej. Dzięki temu unikniesz poważnych konsekwencji i zadbasz o rzetelność swoich obowiązków sprawozdawczych.
W zespole ZoriusPro zajmuję się obsługą nowych klientów.
