Jak wystawić e-fakturę w KSeF – krok po kroku?

Aby wystawić e-fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), trzeba przejść przez kilka kluczowych etapów. Proces ten może być zautomatyzowany w zależności od programu księgowego lub ERP, z którego korzystasz.

Krok 1: Uzyskaj dostęp do KSeF

• Zaloguj się do platformy za pomocą Profilu Zaufanego, e-dowodu lub certyfikatu kwalifikowanego.
• Nadaj odpowiednie uprawnienia sobie lub pracownikom.

Krok 2: Przygotuj fakturę ustrukturyzowaną

• Upewnij się, że Twój system potrafi generować pliki XML zgodne ze schematem XSD Ministerstwa Finansów.
• Wprowadź dane nabywcy, sprzedawcy, pozycje faktury, wartości netto i brutto oraz stawki VAT.

Krok 3: Prześlij fakturę do KSeF

• Faktura trafia do KSeF za pośrednictwem API.
• System przeprowadza walidację danych.

Krok 4: Pobierz UPO

• Po pozytywnej weryfikacji faktura otrzymuje numer referencyjny i zostaje uznana za wystawioną.
• Pobierz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Krok 5: Przechowuj dokument

• KSeF zapewnia archiwizację faktury przez 10 lat.

Proces może być zautomatyzowany przez dostawców oprogramowania. Upewnij się, że Twój system obsługuje integrację z KSeF.