Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku?

Aby wystawić fakturę w KSeF, przedsiębiorca musi postępować zgodnie z określoną procedurą. Wystawianie faktury w systemie można przeprowadzić na kilka sposobów:

1. Zalogowanie się do KSeF – Wejście na stronę Ministerstwa Finansów i uwierzytelnienie się poprzez Profil Zaufany, certyfikat kwalifikowany lub token API (dla firm zintegrowanych z systemem).
2. Wybranie opcji „Wystaw fakturę” – W panelu użytkownika znajduje się opcja umożliwiająca ręczne wprowadzenie danych nowej faktury.
3. Wprowadzenie danych faktury – Należy podać wszystkie wymagane informacje, takie jak:
   • Dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, nazwa firmy, adres).
   • Data wystawienia faktury i data sprzedaży.
   • Szczegółowy opis towaru lub usługi.
   • Stawki podatku VAT i kwoty netto/brutto.
4. Zweryfikowanie poprawności danych – KSeF nie pozwala na edycję faktur po ich przesłaniu, dlatego przed zatwierdzeniem dokumentu warto dokładnie sprawdzić jego poprawność.
5. Przesłanie faktury do systemu – Po zatwierdzeniu faktura jest wysyłana do KSeF i otrzymuje unikalny numer referencyjny.
6. Pobranie i archiwizacja faktury – Użytkownik może pobrać fakturę w formacie XML i przekazać ją kontrahentowi.

Dla firm korzystających z systemów księgowych i ERP proces wystawiania faktur może odbywać się automatycznie poprzez integrację z API KSeF.