Rodzaje uprawnień i nadawanie dostępu w KSeF

W KSeF można nadawać uprawnienia do:

• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
• zarządzania uprawnieniami innym osobom lub podmiotom.

Uprawnienia do KSeF można nadawać na dwa sposoby: elektronicznie za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) lub w formie papierowej, poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA do właściwego urzędu skarbowego. Nadawanie uprawnień w formie elektronicznej jest szybkie, natomiast forma papierowa jest preferowana przez te podmioty, które nie mają dostępu do metod uwierzytelniania, takich jak kwalifikowana pieczęć elektroniczna.

Podmioty i osoby uprawnione do korzystania z KSeF

Uprawnionymi do działania w KSeF są:

– Podatnik, który może korzystać z systemu po uwierzytelnieniu się za pomocą Podpisu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

– Osoby fizyczne uprawnione przez podatnika, np. pracownicy biura rachunkowego, którzy mogą wystawiać faktury w imieniu podatnika.

– Jednostki samorządu terytorialnego (JST) oraz członkowie grup VAT, którym nadano odpowiednie uprawnienia do działania w systemie.

Nadawanie uprawnień w KSeF

1. Podatnicy będący osobami fizycznymi – w przypadku osób fizycznych, pierwotne uprawnienie jest przypisane automatycznie. Podatnik może korzystać z KSeF, autoryzując się za pomocą Podpisu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeśli podpis nie zawiera NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pomocą zawiadomienia ZAW-FA, aby przypisać podpis do danego podatnika. W przypadku zmiany lub odnowienia podpisu konieczne będzie ponowne zawiadomienie.
2. Podatnicy niebędący osobami fizycznymi – w przypadku tych podatników, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, możliwe jest korzystanie z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez konieczności zgłaszania w urzędzie skarbowym. W innych przypadkach podatnik musi wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF za pomocą zawiadomienia ZAW-FA. Ta osoba będzie mogła nadawać dalsze uprawnienia drogą elektroniczną.
3. Nadanie uprawnień do wystawiania faktur – udzielenie dedykowanego uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu podmiotu będzie możliwe zarówno za pomocą komercyjnych programów (przy użyciu API), jak i poprzez przygotowaną przez Ministerstwo Finansów webową aplikację KSeF.